Anskaffelse av eksternt henvendelsessystem til Arkivverket

Arkivverket skal anskaffe et nytt henvendelsessystem. Systemet skal i første omgang håndtere henvendelser fra brukere av arkivverkets tjenester innenfor nærmere bestemte funksjonsområder. Arkivverket ønsker et standardsystem som kan løse de aller fleste av våre behov som er beskrevet i kravspesifikasjonen.
i så stor grad som mulig ønsker vi en standardløsning som dekker de beskrevne behovene, men i enkelte tilfeller vil det kreves tilpasninger av systemet. Det er ønskelig at leverandør skal ha kompetanse til å bistå med dette. Arkivverket ønsker et system der vi selv har mulighet til å konfigurere og gjøre enkle brukergrensesnitt-tilpasninger for å sørge for at systemet er i henhold til vår grafiske design og universell utforming.
Arkivverket er inne i en digitaliseringsreise hvor vi blant annet satser på å få på plass ett Digitalarkiv for alle arkiver på tvers av hele arkivsektoren i Norge. Dette vil bety at vi i tillegg til våre tradisjonelle brukergrupper- som beskrevet over - i tillegg vil få en sterk økning av en brukergruppe bestående av arkivsektoren i Norge som igjen har sine enkeltstående brukere (gruppe 8 i listen over).
Nettopp det at vi ikke helt vet hvilket produkt digitalarkivet vil være om for eksempel 5 år stiller krav til at de systemene vi anskaffer for å understøtte våre prosesser er robuste og kan tilpasses til de endringer som kommer. Det som er relativt sikkert er at antall henvendelser og henvendelsestyper vil øke.
Systemet må klare balansen mellom å være lite nok til å håndtere våre behov i 2020, men fleksibelt nok til å håndtere også fremtidige, endrede behov: modulbasert og skalerbart.