Anskaffelse av programvare Multimap

Fredrikstad kommune v/ Etat for bygg og eiendom er leverandør av kommunes eiendomstjenester, og har det totale Forvaltnings-, Drift- og Vedlikeholdsansvaret for kommunens bygg- og eiendomsportefølje.
Innenfor fagområdet verdibevarende vedlikehold er det særlig behov for detaljert kunnskap om eiendomsporteføljens tilstand og mulighetsrom, slik at vi får best mulig grunnlag for strategiske og taktiske valg og prioriteringer innenfor vedlikehold og utvikling. i tillegg må vi ha tilstrekkelig styringsinformasjon i vårt daglige drift, - vedlikehold og forvaltningsarbeid med bygg- og eiendomsporteføljen.
i denne forbindelse har oppdragsgiver behov for verktøystøtte og ønsker derfor å anskaffe en ferdig utviklet programvare for detaljerte analyser og kartlegging av teknisk tilstand, funksjonell egnethet og tilpasningsdyktighet på portefølje nivå, samt detaljert informasjon for hvert bygg i porteføljen.
Resultatene skal så presenteres for oppdragsgiver i en ferdig utarbeidet rapport, i tillegg ønsker man en grafisk fremstilling i en digitalisert og visuell topprapport.
på bakgrunn av porteføljens størrelse og økonomiske betydning, samt kommunes behov for effektivisering av arbeidet med vedlikeholdsplanleggingen har oppdragsgiver satt frist for arbeidet innen høst 2020.
Det er derfor viktig for oppdragsgiver å starte arbeidet omgående.
Fredrikstad kommune har til hensikt å inngå avtal med Multiconsult om anskaffelse av systemverktøyet Multimap og nødvendige rådgivningstjenester i fm dette. Dette er særlig begrunnet i 3 punkter.
- Oppdragsgiver har behov for et verktøy som kartlegger både teknisk tilstand og funksjonell egnethet og tilpasningsdyktighet i samme program.
- Oppdragsgiver har behov for rapport med teknisk tilstand, funksjonell egnethet og tilpasningsdyktighet, på porteføljenivå, samt detaljer for hver bygningstype.
- Oppdragsgiver har behov for å beregne det totale vedlikeholdsbehovet for porteføljen og samt presentere detaljerte tekniske tilstandsrapporter og digitale visuelle topprapporter
Forklaring
Oppdragsgiver har behov for et verktøy som sammenstiller på helhetlig vis all informasjon om teknisk tilstand, funksjonell og strukturell egnethet og hjelper oss med kostnadsberegningene av tiltakene pr bygg samt porteføljen sett under ett.
For at arbeidet med verdibevarende vedlikehold skal utføres så effektivt og optimalt som mulig så må egnethetsanalysene ligge til grunn for at man skal vite hvilke bygg som skal satses på i et verdibevarende- og utviklingsperspektiv, samt hvilke bygg som ikke skal satses på. Per i dag gjennomfører kommunen tilstandskartlegging ved hjelp av egne ressurser og etter NS3424, men arbeidet er manuelt og tidkrevende. Egnethetsvurderinger gjøres ikke pr i dag.
Kommunen har utarbeidet en fagplan for verdibevarende vedlikehold som danner grunnlaget for føringene innenfor vedlikeholdsplanleggingen. Dette gjelder for hvordan byggene skal kategoriseres i et egnethetsperspektiv, og hvilke bygge som skal prioriteres ut fra teknisk tilstand og kommunens definerte akseptgrenser. Det er også svært nødvendig for kommunen å ha oversikt over det totale vedlikeholdsbehovet for porteføljen i de kommende budsjettarbeider.
Ut fra arbeidsfristene som er satt og porteføljens betydning for kommunens fremtidige vedlikehold og investeringsbehov er det ikke aktuelt å inngå avtale med leverandører som ønsker å utvikle et slikt verktøy i tiden som kommer.
Med denne intensjonskunngjøringen informeres det om at Fredrikstad kommune har til hensikt å inngå avtale med Multiconsult, dette med hjemmel i forskrift om offentlige anskaffelser §5-2, første ledd, bokstav a, da det ikke finnes andre leverandører på markedet.