RFI - Besøksregistreringssystem

1. Om dss
Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (dss) leverer sikkerhets-, fasilitets- og digitale tjenester til departementsfellesskapet i Norge. dss er underlagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet, har ca. 700 ansatte, og er lokalisert sentralt i Oslo.
Sikkerhetstjenesteavdelingen (sav) leverer vakt- og sikringstjenester som skal bidra til å sikre at departementenes funksjoner blir opprettholdt. Tjenestene inkluderer vakthold, sikkerhetskontroll, resepsjonstjenester og etablering, drift og vedlikehold av tekniske sikringssystem til departementene, Regjeringens representasjonsanlegg og statsministerboligen.
Seksjon for besøks- og adgangskontroll (bas) kontrollerer besøkende og ansattes tilgang til departementsfellesskapet, for å sikre materielle verdier og informasjon som departementene produserer.
Seksjonen har for tiden 60 ansatte og bemanner 15 resepsjoner i departementsbygg i Oslo der omtrent 140 000 besøkende mottas årlig på vegne av 7500 ansatte i departementsfellesskapet. En av seksjonens oppgaver er å loggføre gjennomført id-kontroll av alle besøkende og varsle besøksmottakere om sine gjester. Til dette benyttes det et besøksregistreringssystem.
Per dags dato er seksjonen satt opp med 38 pc-klienter og 8 selvregistreringsterminaler til dette, men dss vurderer fortløpende å utvide antall selvregistreringsterminaler til omtrent 30 for å dekke alle resepsjoner der man mottar besøkende.
For ytterligere informasjon om dss og vår organisasjon vises det til #URL0#.
2. Bakgrunn for forespørselen
dss ønsker med dette å invitere leverandører i markedet til å besvare denne forespørselen om informasjon (rfi). dss arbeider med å se på hvilke muligheter man har for å utvikle besøksregisteringen frem mot etablering av Nytt Regjeringskvartal og ønsker å klarlegge hvilke alternativer som eksisterer i markedet.
Det er ønskelig at leverandøren informerer om underleverandører og teknologi, og beskriver muligheter som leverandøren mener kan ivareta behovene i en virksomhet med karakteristikker beskrevet ovenfor.
dss er opptatt av å levere helhetlige tjenester hvor vi ser på komplette arbeidsprosesser, og søker med det å gi våre brukere integrerte, sømløse og enkle verktøy i hverdagen. i denne forespørselen ønsker vi å se nærmere vi på hvordan vi kan hjelpe brukerne fra det tidspunkt et behov for en besøksregistrering oppstår, hvordan registreringen og besøket gjennomføres så smidig som mulig, og hvordan besøket avsluttes. i en slik prosess kan vi se for oss at det er behov for å oppdatere både møteeier og møtedeltagere med viktig informasjon underveis, oppdatere eventuelle varslingssystemer, bestille møterom med riktige kapabiliteter, sørge for bevertning til besøket, vise vei til riktig møterom osv.
3. Hvordan forespørselen ønskes besvart
Forespørselen besvares gjennom kgv-verktøyet innen fristen som er oppgitt. Det er anledning til å stille spørsmål gjennom kgv-verktøyet helt frem til fristen.
dss har vedlagt noen spørsmål i et regneark, men leverandørene oppfordres til ikke å være bundet til disse da spørsmålene ikke forventes å være dekkende for alle muligheter som finnes i markedet.
dss forbeholder seg retten til å kunne avholde en til en møter med en eller flere leverandører basert på besvart rfi dersom det er behov for det.
dss ønsker med denne overordnede beskrivelsen og vedlagte spørsmål å gi leverandørene tilstrekkelig med opplysninger til å informere om de mulighetene som finnes i markedet.
Frist for innlevering av besvarelse er mandag 23. 09. 2019 kl. 1200