Anskaffelse av konferansearrangør ISSW2024

Norges vassdrags- og energidirektorat (nve) skal i samarbeid med UiT Norges arktiske universitet (UiT), Norges Geotekniske Institutt (ngi) og Statens vegvesen (svv) arrangere en internasjonal konferanse i Norge i 2024: ISSW2024. issw arrangeres normalt hvert andre år (hvert sjette år i Europa) og samler forskere, praktikere, beslutningstagere og industrien som har interesse for faglig utvikling innen fagene snø og snøskred. Siste issw ble arrangert fysisk i Innsbruck, Østerrike, i 2018 med 1100 deltagere, og virtuelt i Fernie, Canada, i 2020 med godt over 1000 deltagere. Se mer informasjon om issw på (info fjernet)
Deltakelsen har vært voksende de senere konferansene. Vi planlegger at deltakertallet i Norge i 2024 begrenses til 800 på stedet og regner med mellom 400 og 800 deltagere i tillegg som deltar virtuelt (digitalt).
Konferansen planlegges i utgangspunktet arrangert 23. - 27. September 2024 i Tromsø. Rammen for konferansen er fem dager (mandag til fredag). Onsdag midtveis er ekskursjonsdag, og søndag før konferanse arrangeres en icebreaker med registrering på kvelden. Det vil være behov for klargjøring/rigging dagene forut for start. Det vil være behov for noen møterom tilgjengelig søndag i forkant og under konferansen. Som en avsluttende del av konferansen vil det bli gitt tilbud om en etter-ekskursjon på opptil fire dager (lørdag til tirsdag). Konferansefasiliter og overnatting under konferansen er forhåndsreservert, men det er opp til tilbyder i samarbeid med nve å forhandle endelig avtale og ev. Benytte seg av reservasjonen.
Tromsø er valgt som et naturlig sted for et slikt arrangement, sentralt i Nord-Norge med mye snøskredproblematikk knyttet til friluftsliv, reiseliv, bosetning og veg, et sentralt reisemål og med tilknytningen til UiT gjennom care (Centre for Avalanche Research and Education).
Konferansedelen av Clarion Hotel The Edge er tenkt benyttet til arrangementet.
Til å arrangere ISSW2024 ønsker nve bistand fra en profesjonell konferansearrangør. Vi ønsker tilbud på tjenester i hht. Bilagene i Oppdragsavtalen. Tilbyder skal oppgi alle kostnader for alle tjenester i forbindelse med oppdraget. Alle kostnader i arrangementet skal finansieres av inntektene fra påmelding og sponsorer, og den økonomiske risikoen skal være lav.
Vi antar at anskaffelsens verdi er mellom nok 6 000 000 og 8 000 000 eks. Mva. Inkludert overnatting og konferanse.
Tjenesten skal utføres i perioden 18. Januar 2022 - 31. Desember 2024. Vi vil utsette leveransen med inntil et år og utvide avtalens varighet med et år, hvis det skjer hendelser utenfor vår kontroll som fører til utsettelse, for eksempel at konferansen må utsettes av smittevernmessige hensyn.