Anskaffelse av ny løsning for kvalitetsstyring, saksbehandling og arkiv

Svelvik, Nedre Eiker og Drammen kommune (Oppdragsgiver) står foran en kommunesammenslåing fra 1. 1. 2020, og arbeider strategisk for å tilrettelegge de administrative tjenestene for den nye storkommunen. Tilretteleggingen av kommunenes digitale plattformer og systemer er et stort og omfattende delprosjekt i sammenslåingsarbeidet. Det er klare forventninger til at Nye Drammen kommune blir en foregangskommune på digitale tjenester og løsninger i Norge. Strategisk og praktisk innretning av systemporteføljen som skal understøtte tjenesteleveransene er en sentral del av forberedelsene.
i denne sammenhengen vil kommunene nå anskaffe ny løsning for saksbehandling, arkiv og kvalitetsstyring.
Anskaffelsen skal dekke nødvendig funksjonalitet for å drive helhetlig kvalitetsstyring, administrativ saksbehandling, politisk møte- og utvalgsbehandling, journalføring og arkivering av dokumentasjon i de respektive kommunene, interkommunale samarbeidsløsninger, samt for Nye Drammen fra 1. 1. 2020.
Oppdragsgiver skal med dette anskaffe en skybasert løsning med funksjoner for saksbehandling og arkivering etter Noark-standarden. løsningen skal knyttes mot kommunenes mellomvare i den hensikt å tilrettelegge for integrasjon mot for-/fagsystemer for innhenting, vedlikehold og lagring av bevaringsverdig dokumentasjon.
løsningen skal bl. a. Inneholde funksjonalitet for:
--Elektroniske prosesser i saksbehandlingen,
--dokumentproduksjon, også basert på maler,
--kommunikasjon og samhandling (internt og eksternt),
--søk og gjenfinning,
--arkivering, arkivforvaltning, kassasjon, deponering og avlevering,
--møte- og utvalgsbehandling,
--ledelse, kvalitetsstyring og kontroll,
--godkjenning, signering og kryptering av dokumenter,
--skjerming, sikkerhet og tilgangsstyring,
--fleksibilitet når det gjelder organisatorisk og teknologisk struktur,
--fangst av ikke-journalpliktig dokumentasjon,
--fangst fra administrative fag-, for- og støttesystemer,
--tilgjengeliggjøring av dokumentasjon gjennom etablert innsynsløsning, og
--innsyn og medvirkning i egne saker for innbyggerne.
For Oppdragsgiver er det viktig at den nye løsningen bidrar til å effektivisere saksbehandlingen samt gi bedre tjenester. Brukskvalitet er sentralt for kommunenes brukere, og er viktig for å sikre utstrakt anvendelse. God støtte for registrering og arkivering skal redusere mulighetene for feil. Dagens for- og fagsystemer skal integreres tettere med arkivløsningene for å redusere antallet manuelle operasjoner. Den nye løsningen skal gjøre det mulig å automatisere repeterende prosesser.
Anskaffelsen omfatter også tjenester for å støtte Oppdragsgiver i implementering av strategiske mål for kvalitetsstyring, saksbehandling og arkivering, inkludert:
--konfigurering og tilrettelegging av løsningen for å understøtte Kundens retningslinjer for informasjonsforvaltning,
--integrasjon med andre løsninger, herunder også for- og fagsystemer,
--migrering av historiske arkiver,
--implementering av løsningen og
--opplæring og andrelinjesupport.
De ulike kommunene har i dag til en viss grad systemstøtte for kvalitetsarbeid, men skal nå anskaffe en løsning hvor kvalitetsstyring ivaretar en helhetlig kvalitetstilnærming. Dette betyr ivaretakelse av kommunens ledelses-, hoved- og støtteprosesser, tett integrert med saksbehandlingen og saksbehandlingsprosessene.
Antall innbyggere som omfattes av løsningen antas å ligge rundt 100 000 med en forventet økning til 111 000 i avtaleperioden. Per 2017 var innbyggertallene for de tre kommunene slik:
Drammen: 68. 363
Nedre Eiker: 24. 718
Svelvik: 6. 653
Vi viser til konkurransegrunnlag inkl. Vedlegg i sin helhet for nærmere detaljer og informasjon.