Arkiv- digitalisering - Med delkontrakter

Bane nor sf har til intensjon å inngå avtale med stiftelsen asta, Sognsveien 221, 0862 Oslo, uten forutgående kunngjøring, for leveranse av digitalisering av arkiv på en måte som møter krav fra Statsarkivet. Asta er en egen stiftelse og organisasjon som har eierskap til programvaren som brukes for å skanne inn dokumenter slik at det møter krav fra Statsarkivet. Statsarkivet stiller blant annet strenge krav til arkivbeskrivelsen. Asta er eneste tilbyder av standard registreringssystem for arkivbeskrivelse i Norge. Det er nødvendig for Bane nor sf at det arkivet som skal bli digitalisert at materialet er «tilgjengelig» under arkiveringen. Det er av viktige grunner som samarbeidet med andre organisasjoner som Statens vegvesen, Avinor, Ny veier at Bane nor for dette samarbeidet har tilgang til arkivet mens det blir digitalisert.
For å kunne korrigere fortløpende skannet informasjon som blir digitalisert tilbyr asta en mulighet for å kunne gjøre korrektur og foreta enkle, raske arkivbeskrivelser i nettleseren. Denne nettleseren er tilgjengelig for kunde under skanning og gir Bane nor SFs arkivmedarbeidere en unik mulighet til å korrigere og rette informasjon.
Bane nor sf forbeholder seg retten til også å kjøpe nødvendig konsulentbistand som følger av digitaliseringen av arkivet og en vurdering av arkivverdigheten før skanning og digitalisering. ASTAs medarbeidere har kunnskap rundt en slik vurdering som heller ingen andre i markedet kan tilby. For å foreta en slik vurdering er det nødvendig at de som skal gå igjennom informasjon leser og forstår norsk.
Begrunnelse for tildeling av kontrakt uten kunngjøring av konkurranse
Bane nor sf mener at det ikke finnes tilsvarende system og arkivkompetanse i markedet, og har ikke funnet det hensiktsmessig å lyse ut en konkurranse på området.
Markedsundersøkelse
Bane nor sf ved arkivet har undersøkt det potensielle leverandørmarkedet for slike tjenester. Arkivet i Bane nor sf har en stor kontaktflate ut i «arkiv-markedet» Markedsundersøkelsen finner kun en leverandør på markedet som kan utføre arbeidet og møte de krav til digitalisering som er satt av Statsarkivet, og foreta en fortløpende vurdering av arkivverdigheten.
Bane nor sf forbeholder seg retten til også å kjøpe nødvendig konsulentbistand fra asta som følger av digitaliseringen av arkivet og bistand til arkivet for vurderingen av arkivverdigheten.
Forsyningsforskriften
Bane nor sf mener at kontrakt med asta kan inngås og at vilkårene hjemlet i Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektoren (for - 2016-08-12-975) § 9-3 litra b, pkt 2 og 3 er oppfylt og at grunnlaget for å anskaffe direkte er oppfylt. Bane nor sf begrunner kort oppfyllelsen av vilkårene med følgende:
§9-3, litra b, punkt 2- asta er de eneste som kan tilgjengeliggjøre informasjon for oppdragsgiver nærmest i sanntid ( av tekniske årsaker)
§9-3, litra b, punkt 3- asta har enerett på den programvaren som innfrir Statsarkivets krav.( enerett)
Skulle det mot formodning finnes andre aktuelle leverandører, bes disse ta kontakt med it-Kontraktsrådgiver Morten Angell Berg innen utløp av fristen for intensjonskunngjøringen; Morten Angell Berg, +47 (info fjernet), [email protected]
Frist for å fremme innsigelser eller midlertidig førføyning er: 07. 05. 2018 kl 1200. Kontrakt med stiftelsen asta vil bli inngått etter utløpet av fristen dersom det ikke er kommet motforestillinger etter denne intensjonskunngjøringen, eller at det er blitt fremmet en midlertidig forføyning med krav om at kontrakt ikke inngås.
Ber om at eventuelle innvendinger, rettslige skritt eller varsel om slikt også blir sendt som melding til (info fjernet)