Biladministrasjonsystem

Vestvågøy kommune har til hensikt å inngå kontrakt med Electric Time Car as om leveranse av CarAdmin - et helhetlig frittstående kjøretøyadministrasjons - og oppfølgingssystem for egenoppfølging av kommunens kjøretøyflåte. Systemet ivaretar flere ulike funksjoner i ett og samme system: Kjøretøyregister med statuser, bilpool, miljørapport, integrert nøkkelsikring, skadeoppfølging, vedlikeholdsoppfølging, verkstedløsning, veivedlikehold, elektronisk kjørebok, dokumenthåndtering, flåtestyring og kjøretøyøkonomi. i tillegg støtter systemet oppfølging av nøkler og andre objekter. Systemet håndterer flere ulike typer kjøretøy og utstyr tilhørende kjøretøy og gir en helhetlig oversiktlig over kjøretøyets km, tilstand og oppfølging av kjøretøyflåten. Bilpool funksjonalitet med ut- og innlevering av kjøretøy kan foregå på flere lokasjoner med både med og uten nøkkelsikring. Systemet skal være et "alt i ett" system, slik at kommunen slipper å forholde seg til mer enn ett system. Systemet skal ha funksjoner for el-biler slik at sjåførene får det kjøretøyet som har mest strøm/ladning på batteriet. Biler skal være knyttet til arbeidslistene per skift. En vil få tildelt bil basert på den ansattes adgangskort. Det skal være mulig for alle kommunens ansatte å reservere kjøretøy via en nettbasert løsning, mobilapp og fra Outlook. Hvilke biler som kan reserveres av de ansatte må kunne styres fra systemet. Rapportering på kjøretøy og økonomiske oppfølging med kostnadsfordeling kjøretøykostnader er forhold som blir ivaretatt av systemet. Videre så gir systemet mulighet til lagring og arkivering av kjøretøy historikk. Det er krav om Azure-ad for automatisk brukerhåndtering og pålogging (single sign-on). Kontrakt inngås etter 10 dager etter kunngjøringsdato.