Digital konferanse "Korona møter kultur - om utfordringer og utvikling i en uforutsigbar tid".

Bergen kommune ved Byrådsavdeling for kultur, mangfold og likestilling skal inviterer det profesjonelle kunst- og kulturfeltet i Bergen til den digitale konferansen «Korona møter kultur - om utfordringer og utvikling i en uforutsigbar tid". Vi ønsker å motta tilbud fra en som kan ha ansvar for produksjon og teknisk tilrettelegging for konferansen i Bergen den 29. 01. 2021. Konferansen skal sendes digitalt med bidragsytere både direkte og i opptak, samt direkte fra studio.
Byråden ønsker å samle kunst- og kulturlivet i Bergen og la tanker og erfaringer møtes for å legge planer og smi fremtiden for Bergens kulturliv. 2020 har vært et utfordrende år for alle. Også aktører innen kunst og kultur ble i stor grad rammet av covid-19 gjennom restriksjoner, råd og pålegg gitt av offentlige myndigheter.
i kjølvannet av pandemien har det også åpenbart seg nye samarbeid og løsninger som man for ett år siden ikke så komme. Disse løsningene preger hvordan man planlegger en produksjon og åpner for å møte et større publikum, samtidig som det utfordrer formidlingen og samspillet mellom aktør og tilskuer.
Konferansen ønsker å drøfte disse problemstillingene sett i perspektiv fra arrangører, kunstnere, utøvere og publikum
Generelt
Konferansen varer fra 10. 00 - 14. 30. Det kan avsettes noe tid til prøver før konferansen, eventuelt dagen i forkant, og forhåndsinnsendte innlegg må kvalitetskontrolleres av produsent. Leverandør/produsent må sørge for at alt det tekniske er på plass når konferansen starter. Leverandør må også stå for nødvendig opprydding etter konferansen. Oppdragsgiver ser for seg at leverandør avregner maksimalt to arbeidsdager for dette oppdraget.
Smittevern: Det er viktig at studio er av en slik størrelse at de gjeldende smittevernreglene til enhver tid kan overholdes.
Leverandøren må kunne ivareta følgende:
- at alt det tekniske er på plass når konferansen starter, også til et musikalsk innslag. Eventuelle musikere stiller med egne instrumenter.
- et studio som fremstår rent og ordentlig, og at den fysiske bakgrunnen bak bidragsyterne, som vises i kamera, er nøytral.
- oppholdsrom, for de av konferansens gjester som skal delta direkte fra studio (8 - 10 personer).
- studio og oppholdsrom må være av en slik størrelse at avstandskrav innenfor gjeldende smittevernregler kan opprettholdes.
- nødvendige rekvisita, som bord og stoler på siderom og i studio.
- internettilkobling for de av konferansens gjester som skal delta direkte fra studio (8 - 10 personer).
- sanitetsfasiliteter, som toalett, tilgjengelig på studiolokasjon.
- nødvendige rekvisitter til produksjon, samt tilgang på vann og kaffe/te til konferansens bidragsytere.
- nødvendig opprydding etter konferansen.
- smittevern etter gjeldende smittevernregler.
- tidsaspekt: Oppdragsgiver ser for seg at oppdragets omfang tilsvarer maksimalt to dagsverk. Studio
Det er viktig at studio fremstår rent og ordentlig, og at den fysiske bakgrunnen bak bidragsyterne, som vises i kamera, er nøytral.
Det vil være en ansatt fra kommunen tilstede i studio før og under konferansen som bistår leverandør/produsent med tilrettelegging for gjestene og oppfølging av kjøreplan. Moderator vil også være tilstede. Derav vil det være tilstede maksimalt seks personer i studio samtidig (produsent, innledere, moderator, ansatt fra kommunen).
Teknisk utstyr
Det må tilrettelegges for at opptil tre personer kan snakke samtidig ved en sofasamtale. Om lydgjengiving gjøres med eller uten trådløs forsterking er opp til produsent. Det vil også mest sannsynlig være et musikalsk innslag på konferansen. Her må beregnes inntil tre - fire musikere med egne instrumenter.
Smittevern: Vi ber om at produsent tilrettelegger for at bidragsyterne ikke bruker de samme trådløse myggene og at det skiftes eventuelle filter på mikrofoner mellom gjester i studio.
Oppholdsrom
Det kommer i alt 6-10 gjester i studio. Disse må ha mulighet til å følge konferansen også når de ikke er direkte i sendingen. Det må derfor være et eget rom hvor de kan sitte før og etter innlegg, hvor det finnes sitteplasser med bord og internettilkobling.
Rekvisitter
Egnede bord og stoler på siderom og i studio. «Sofasamtale» kan for eksempel gjennomføres i uavhengige stoler rundt et bord, ved et panelbord eller lignende.
Andre fasiliteter
Tilgang på toalett, kaffe/te og vann.