Digitalisering av gårds- og bruksnummer arkiv

Oppdragsgiver ønsker å gi et best mulig tilbud og god service når det gjelder tilgang til informasjon til sine innbyggere. Ved å gjøre gårds- og bruksnr arkivet digitalt tilgjengelig kan vi tilby en best mulig tjeneste for kommunens innbyggere.
Den utvalgte leverandøren skal ha totalansvaret for oppdraget. Leverandøren skal også stille med alt nødvendig utstyr for gjennomføring av digitaliseringen. Resultatet av det digitaliserte materialet skal ha samme informasjonsverdi som dagens papirarkiv for interne og eksterne brukere, men lettere tilgjengelig og med enklere og mer fleksibel gjenfinning.
Arkivet omfatter ca 30. 5 hyllemeter med dokumenter. Leverandøren av denne tjenesten skal rydde og digitalisere arkivet, pakke og klargjøre for arkivering, samt etablere en struktur som er til god hjelp for kommunens ansatte og innbyggere. Ved digitalisering forutsettes det at saksmapper som er tatt ut av arkivet raskt kan returneres i elektronisk format, senest dagen etter meldt behov.
Mens skanning pågår må kommunen kunne bestille saker fortløpende til levering slik at arbeidet ikke stopper kontinuerlig tjenesteproduksjon.
i februar 2019 fikk oppdragsgiver levert arkivanalyse av de tekniske arkivene hos Sokndal kommune. Utdrag fra arkivanalysen ligger vedlagt som vedlegg 3 og viser papirarkivets omfang som skal digitaliseres: