Digitalt møteverktøy for politiske møter

Vestfold fylkeskommune har i dag et digitalt møteverktøy for politikere fra First Agenda. Avtalen med FirstAgenda går ut i juni 2025, det er derfor behov for ny avtale for perioden 2025 - 2031. Vi ønsker å starte med en markedsdialog, for å bli kjent med markedet før vi går ut med en anskaffelse. Vi vil gjennomføre denne markedsdialogen med 1 til 1 møter med de leverandørene som melder seg på mandag – onsdag, 9. - 11. Desember 2024, med frist for å melde seg på mandag 4. Desember. Her er en kort beskrivelse av hvem vi er: Fylkestinget er det øverste folkevalgte organet i Vestfold fylkeskommune som er en politisk styrt organisasjon. Fylkestinget har 41 representanter og med råd, utvalg og administrasjon er det ca. 150 brukere i dages møteverktøy. Det planlegges for ca. 6 - 8 møterekker hvert år som starter med rådene, deretter de fire hovedutvalgene og så fylkesutvalg og til slutt fylkesting. Alle møter avvikles i løpet av tre uker. Vestfold fylkeskommune har vært papirløse i veldig mange år, men har kun brukt digital møteverktøy for politiske møter siden 2020. Behovet vårt omfatter dette: • Et system som har integrasjon mot sak/arkiv systemet og som henter og overfører møter, saker, dokumenter, utvalg og brukere • møtedeltagerne skal kunne lese sakspapirer, samarbeide om saker, melde forfall, sende inn forslag, melde seg til talerlisten og votere • Taleliste, forslag og votering skal kunne vises på storskjerm • løsningen må være universelt utformet og tilrettelagt for synshemmede • Innlogging som støtter behandling av saker unntatt offentlighet • Mulighet for å opprette protokoll med innstillinger, votering og vedtak og ha integrasjon mot sak/arkiv systemet • løsningen må være visuelt tilpasset slik at den egner seg for strømming av møter • Det er en fordel om løsningen har en min side funksjon