Fakturaflytløsning til Helse Sør-Øst

Basware ip benyttes i dag som en integrert del av regional erp-løsningen til å håndtere fakturaflyt fra mottak av leverandørfakturaer på ehf-format, som vedlegg til mail og som papirfakturaer. Enkelte vedlegg vil ha sensitiv informasjon og må håndteres deretter. løsningen håndterer attestasjon og anvisning av fakturaer mot kostnadssted og prosjekter, samt kryssing av faktura mot bestilling.
Basware har informert om at all utvikling av Basware ip ble stoppet i desember 2018 og løsningen ikke supporteres etter 31. 12 2020.
Regional erp er basert på Oracle e-Business Suite R12 (oebs).
Hensikten med prosjektet er å anskaffe og innføre en erstatning for Basware ip slik at alle foretak som benytter regional erp i god tid før 31. 12 2020 er over på en ny løsning for fakturahåndtering.
Anskaffelsen omfatter fakturaflytløsning og innføring.
Den regionale erp-løsningen er under innføring i Helse sør-Øst. løsningen er til nå innført hos 9 av 11 helseforetak. Helseforetakene er selvstendige juridiske enheter.
Modulene som benyttes er General Ledger, Assets, Accounts Payable, Accounts Receivable, eTax, iProcurement, Purchase Order, Inventory, Order Management og Project Accounting.
Funksjonalitet som forventes i ny fakturaløsning:
- Mottak av fakturaer
-- Fakturaer må kunne mottas på ehf- og papirformat, og som vedlegg til mail.
- Fakturaflyt
-- Fakturaflyt med attestasjon og anvisning på flere nivåer av kostnads- og prosjektfakturaer. Validering mot fullmakter.
- Kryssing mot bestillinger
-- Bestillinger eies av Oracle e-Business Suite og vi må kunne krysse faktura mot bestillingslinje med validering av pris og mottak.
- Integrasjon mot Oracle e-Business Suite R12
-- Oracle e-Business Suite er eier av data blant annet for leverandør, kataloger, avtaler, bestillinger, ansatte og fullmakter.
- Mva-kompensasjon for helseforetak
-- Det vises til «Regelverk om nøytral merverdiavgift for helseforetak» for nærmere beskrivelse.
løsningen må håndtere vedlegg til leverandørfakturaer med sensitiv informasjon som lagres separat per helseforetak.
Det antas at antallet fakturaer per år som skal håndteres av løsningen når alle helseforetakene benytter Regional erp-løsning vil være om lag 1. 000. 000 fakturaer. Det er estimert i underkant av 7. 000 brukere av løsningen.