Forretningsfører og forvaltningsoppgaver Drammen Boligstiftelse

A: Innhold og tjenester
• Inngå leiekontrakter
• Innkassere husleie
• Betale av renter og avdrag på lån, skatter, offentlige avgifter og andre faste utgifter
• Kontere og legge ut til attestering og anvisning
• løpende regnskapsførsel gjennom året
• Fremme forslag til budsjett
• Stå for daglig ledelse av styrets arbeid
• Anbefale forvaltning av kapital
• Bistå Boligstiftelsen med rådgiving om forvaltning, drift og strategier for eiendom
• Forvalter skal enten i egen organisasjon eller gjennom kontrakt med underleverandør stille nødvendig kapasitet og kompetanse for løpende vaktmestertjenester.
• Forvalter skal i egen organisasjon inneha nødvendig kompetanse og kapasitet til å utarbeide vedlikeholdsplaner for alle deler av Boligstiftelsens eiendommer og sørge for at vedtatte planer gjennomføres. Planene skal legges inn i et dertil egnet web-basert it-program, slik at oppfølgingen synliggjøres med ansvar, frister og tiltak.
• Bistå Boligstiftelsen som rådgiver slik at Boligstiftelsen drives i samsvar med lov, vedtekter og inngåtte avtaler.
• sørge for at Boligstiftelsens hms-ansvar oppfylles til enhver tid gjennom et funksjonelt it-verktøy.
• Holde styret orientert om forretningsførers/forvalters administrative rutiner ved avtaleinngåelsen, og seinere en gang pr år, når det gjelder: inkasso og utkastelser, rente- og gebyrbelastning, attestasjon og anvisning, forrentning og plassering av driftsmidler, tilgjengelig leietakerregister, skadeoppgjør og forsikring.
• Varsle Drammen kommune i god tid om opphør av valgperiode for det enkelte styremedlem slik at kommunen kan foreta valg/gjenvalg.
• Innrapportere valg på styremedlemmer til Brønnøysundregisteret.
b: Om krav til kvalitet og organisering
Oppdragsgiver stiller følgende krav til kvalitet og organisering av leverandørens tjenester:
• Leverandør skal dokumentere eksisterende it-systemer for alle deler av de tjenestene som er beskrevet i anbudsgrunnlaget, eventuelt hvilke it-systemer som må innføres for å dekke behovet.
• Leverandør skal beskrive hvordan beredskap, vaktordninger og kontakt med leietakere og oppdragsgiver skal løses ved: akutte utfordringer, innmelding av problemer, mangler og feil m. m.
• Leverandøren skal beskrive hvordan akutte problemer løses av leverandøren selv, og hvilke problemer som må løses av leverandøren gjennom kjøp av andres tjenester.
• Leverandøren skal beskrive hvordan vaktmestertjenester skal utføres med vekt på effektive, selvgående, tilstedeværende mannskaper/ansatte/innleide personer.
• Leverandør skal beskrive serviceorganisasjon og kompetanse for håndtering av vanskelige og krevende situasjoner i forholdet til leietakere, og i kommunikasjonen med Drammen Boligstiftelse.
• Leverandør skal beskrive hvordan samarbeidet skal organiseres med Drammen kommune som ansvarlig for tildeling av boliger, og med kommunen som boligfaglig og sosialfaglig ansvarlig for leietakerne.
• Leverandør skal ha system for å dokumentasjon av leilighetenes tilstand ved inn- og utflytting, og oppfølging av utflyttet leietaker og innflyttet leietaker mht leilighetens tilstand.
• Leverandør skal beskrive system for å behandle, utføre og rapportere bestillinger og oppdrag fra styret.
• Leverandør skal før kontraktsinngåelse levere nødvendige attester som er relevant for avtalen, som skatteattest for egen og underleverandørs virksomhet, leverandørens og underleverandørens kvalifikasjoner, økonomisk og finansiell kapasitet og tekniske og faglige kvalifikasjoner. Kravene i forskrift om offentlige anskaffelser gjelder.
Og til sist:
Leverandør skal fremme forslag om en systematisk, overordnet organisering av samarbeidet med Drammen Boligstiftelse som skal sikre en effektiv, kvalitetsmessig og godt fungerende organisasjon til beste for beboere, Drammen Boligstiftelse. Og for leverandør.