Intensjonskunngjøring - vedlikehold av sak- og arkivsystem - Med delkontrakter

Anskaffelsen gjelder forlengelse av avtale om programvarevedlikehold (support) for RegionDatas ePhorte/Elements-portefølje. Vedlikehold innebærer fortløpende å lage og distribuere feilrettelser, support og oppgraderinger for å holde programvaren i sikker og driftsmessig god tilstand. Eksisterende vedlikeholdsavtale er på vei til å utløpe og det er derfor behov for å inngå ny vedlikeholdsavtale, basert på ssa-v.
ePhorte ble, i forbindelse med at evry sin enhet for saks- og arkivtjenester ble solgt for å operere under Sikri as, videreutviklet, oppgradert og gitt navnet Elements. Elements er tilsvarende løsning som ePhorte med samme funksjonalitet og bruksformål, og er således kun å regne som en oppgradering av ePhorte. Elements er et Noark5-godkjent verktøy som brukes til saksbehandling, arkivhåndtering og dokumenthåndtering, tilsvarende ePhorte var. i tillegg er all kildekode svært lik for begge verktøyene slik at overgang fra ePhorte til Elements kun er å anse en oppgradering av allerede installert verktøy. løsningen vil fortsatt være installert i RegionDatas driftsmiljø som en on-premiseløsning.
evry as var opprinnelig rettighetshaver til programvaren, men etter fusjonen mellom evry og Tieto ble EVRYs enhet for saks- og arkivsystem solgt og opererer nå under navnet Sikri as. Sikri bekrefter å ha enerett til å fremstille eksemplar av programvaren, herunder feilfikser og oppgraderinger, mv. Skiri as således enedistributør av programvare og vedlikeholdsavtaler, ved ha enerett til å råde over programvaren med tilhørende vedlikeholdsytelser. Skiri anses derfor for å ha en ervervet enerett til distribusjon av programvaren og tilhørende vedlikeholdsytelser.
Forskrift 12. August 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelse (anskaffelsesforskriften – foa) § 13-4, litra b, nummer 3 angir at oppdragsgiver kan gjennomføre en anskaffelse uten konkurranse dersom anskaffelsen gjelder ytelser som bare en bestemt leverandør kan levere fordi leverandøren har en enerett. EPhorte/Elements er tilpasset og integrert i RegionDatas arkitektur. Det vil være svært krevende å skifte saks- og arkivverktøy, samt å tilpasse samtlige systemer som benytter funksjonaliteten i ePhorte/Elements. Kostnadene ved utskifting, herunder kjøp av nye lisenser, tilpasninger, test og opplæring vil overskride kontraktsummen for vedlikeholdsavtalen mange ganger.
RegionData er ikke kjent med at det finnes rimeligere alternativer, jf. foa § 13-4, litra b, siste setning. Bestemmelsens angir at forannevnte hjemmel bare kan benyttes «når det ikke foreligger rimelige alternativer og den manglende konkurransen ikke skyldes at oppdragsgiveren har tilpasset anskaffelsesdokumentene til en bestemt leverandør».
Vilkårene for inngåelse av ny vedlikeholdsavtale uten konkurranse anses oppfylt.