KK - Driftsavtale - Bookingsystem

Kristiansund kommune har til hensikt å inngå kontrakt med Xtreeme Sagl, Via Cantonale, 6633 Lavertezzo, Switzerland for anskaffelse av bookingsystemet Planyo.
Kristiansund kommune mener det ikke finnes alternative produkter som dekker våre behov.
Estimert verdi over 4 år er nok 210. 000, -
Karensfristen settes til mandag 9. April kl 12: 00.
Vi har følgende krav til bookingsystemet:
Ressurser/ produkt, ca 200- 250.
- Lokasjoner både innendørs og utendørs
- Rom
- Teknisk utstyr for arrangement og møter
- Infrastruktur
- Personell og tjenester innenfor all kommunal tjenesyting.
Forventet antall bestillinger pr måned:
- Fra 200 og oppover.
Gjennomsnittlig leievarighet:
- Fra 1 time til 1 måned.
- Fra 1 dag, til en hel sesong.
Andre krav til produktet:
- Språk - norsk og engelsk
- Bilder og video
- Online – selvbetjening
- Bundles – produkt – egen verdikjede og representant
- Netthandel/dibs
- Produkteiere
- Rabattstruktur – compound
- Kalender pr produkt – viser tilgjengelighet til kunden
- Embedding
- Karenstid – avbestillingsfrist
- Block out – stenge av tider til egenbruk/stengt
- Informasjonsformidling om arr som kommer – kulturkalender
- Branding
- må kunne brukes på alle kommunens objekter
- God og oversiktlig kundedatabase
- Enkel å ta ut statistikk, rapporter og metadata
- Enkel og lettforståelig fakturering ut til kunde
- Mulighet til å reservere gruppetimer og bursdager
- Nye utleieobjekter må kunne legges inn på en enkel måte
- Tilgjengelighet må kunne avgrenses mtp. Type kunde (f. Eks. Kun privatpersoner, eller ingen privatpersoner kan leie)
- Ved fastleie/langtidsleie (bindende leie) som er kontraktstyrt må ikke kunden ha mulighet til å avbestille bookingen midt i leieperioden.
- Pris på utleieobjekter på tilpasses etter hvilken funksjon kunden er innlogget som. Vi har forskjellige priser for skoler, idrettslag og privatpersoner.
- Aktivere fysisk tilgang til utleieobjektene direkte i bookingprogrammet? (rfid/nfc/nøkkelkort/mobiltilgang).
- Informasjon om utleieobjektene må komme tydelig fram. (hallstørrelser, hvilke aktiviteter objektet er beregner for, tilgjengelig utstyr, regelverk, osv.).
- Kartvalg/salkart - mulighet til å klikke seg inn på et område og leie det, ref. Torghandel.
- Muligheten til å avgrense søk av lokale ut fra geografisk tilhørighet, og/eller en kartfunksjon med filter ut fra visse kriterier (idrettsanlegg, konsertlokale, beregnet antall brukere, pris o. l).
- må være (info fjernet) på bestilling som returneres til den som sender inn skjema, slik at en kan logge seg på igjen hvis det skulle være endringer i bestillingen; f. Eks større møterom, endring av klokkeslett, vil ha servering likevel, annullere bestilling av teknisk utsyr etc.
- Mulighet til å kreve bekreftelse fra utleier i visse saler, redaktørfunksjonen.
nøkkelelementer
- 10 administratorer.
- 24 timers support.
- Sluttbrukerne skal kunne registrerer flere roller i systemet, som feks. Individuell, organisasjon, arbeidsplass.
- Ingen oppsigelsestid.
- Systemet skal kunne integreres/ samhandle med andre systemer som kalender, økonomisystem, billetter, epost osv.