Konkurranse om konsulentbistand til organisasjonsprosjekt

Sivilombudsmannen ønsker tilbud på konsulentbistand (prosjektledelse) til et internt prosjekt som skal gjennomgå og foreslå forbedringer i ombudsmannens organisasjonsstruktur og arbeidsformer.
Sivilombudsmannens oppgave er å føre kontroll med offentlig forvaltning med sikte på å bidra til at det ikke begås urett mot borgerne. Kontrollen skjer i hovedsak ved behandling av klager fra privatpersoner og selskaper, men ombudsmannen kan også ta opp saker av eget tiltak. Saksbehandlingen hos ombudsmannen er hovedsakelig skriftlig og utføres av jurister.
Ved Sivilombudsmannens kontor er det om lag 50 ansatte. Arbeidet er organisert i fem fagavdelinger med ansvar for hver sine fagområder. i tillegg har ombudsmannen en administrativ avdeling med ansvar for fellesfunksjoner som bl. a. Arkiv og sekretærtjeneste.
Det er nå ti år siden dagens organisasjonsstruktur ble etablert. Siden den tid har det skjedd flere endringer som tilsier at organisasjonen bør gjennomgås på nytt. Antallet klager til ombudsmannen har økt vesentlig. Det har funnet sted flere større organisatoriske endringer i forvaltningen. i tillegg er det grunn til å tro at noen av de interne arbeidsprosessene kan effektiviseres og forbedres.
på denne bakgrunn har ombudsmannen besluttet å opprette et organisasjonsprosjekt som skal gjennomgå dagens organisasjonsstruktur og arbeidsformer.
Organisasjonsprosjektets innhold:
målet for prosjektet skal være å gjøre institusjonen mer relevant og virkningsfull for? Borgerne, det være seg privatpersoner eller foretak. Videre skal målet være å øke institusjonens slagkraft mot forvaltningen. Organiseringen skal tilrettelegge for at de prinsipielt viktige spørsmålene, som kan bidra til å forhindre urett for mange, blir prioritert. For å få til dette må organiseringen og den interne ressursutnyttelsen være mest mulig effektiv.
Prosjektet skal gjennomgå Sivilombudsmannens organisasjonsstruktur og arbeidsformer og komme med forslag til forbedringer.
i arbeidet er det blant annet aktuelt å vurdere:
? Organisasjonsstruktur, herunder antallet fagavdelinger, avdelingenes størrelse, fordelingen av fagområder og prinsippene for dette, etablering av egen enhet for siling og/eller saksforberedelse.
? Øvrige organisatoriske spørsmål, herunder ivaretakelse av stabsfunksjoner, organiseringen av nestlederfunksjonen i fagavdelingene og tilrettelegging for fleksibel ressursutnyttelse mellom fagavdelingene.
? Arbeidsprosessene, herunder arbeidsflyten, medarbeidernes fullmakter, kvalitetskontrollen, tilpasning av ressursbruk og arbeidsdelingen mellom fagavdelingene og administrasjonen.
Vi ønsker bistand til følgende:
Det ønskes tilbud på én (1) konsulent for å bistå med følgende arbeidsoppgaver:
? Prosjektledelse og tilrettelegging av prosjektarbeidet, herunder prosjektplanlegging, arrangere og lede møter samt skrive referater.
? Tilføre prosjektet kompetanse på organisasjonsstrukturer og effektiviseringsarbeid i mindre kompetansevirksomheter med skriftlig saksbehandling.
? Skrive rapport fra prosjektgruppas arbeid, med beslutningsgrunnlag og prosjektgruppas anbefaling.
i tillegg ønskes en opsjon på bistand til gjennomføring av prosjektets anbefalinger.
Anslått verdi for anskaffelsen er over kr 500. 000.