Konsulentbistand for videreutvikling av elektronisk arkiv i riksrevisjonen

Riksrevisjonen har tatt i bruk Public 360 fra Software Innovation som arkivsystem med fullelektronisk arkivering. Det er imidlertid besluttet at en del saksbehandlerfunksjoner, bl. a. Fordelingsfunksjon og enkel saksflyt, ikke tas i bruk før dette er bedre utredet og forankret i organisasjonen. Det er nå nedsatt et prosjekt som skal utrede hvordan funksjonaliteten i Public 360 kan utnyttes for å sikre elektronisk sporbarhet i saksbehandling og beslutningsprosesser og forbedre og effektivisere arkivfunksjonen. i forbindelse med dette prosjektet er det behov for ekstern konsulentbistand.
målet for prosjektet er å:
? Etablere elektronisk sporbarhet i saksbehandlingen og effektivisere arkivfunksjonen ved å ta i bruk flere funksjoner i p 360.
? Gjennomgå og oppdatere arkivinstruks, arkivnøkkel, arkivplan, arkivrutiner og brukerveiledninger.
? Gjennomføre opplæring for å forankre ansvar og rutiner i organisasjonen, herunder å utarbeide et e-læringsopplegg.
? Styrke den arkivfaglige kompetansen på elektronisk saksbehandling.
Prosjektet er planlagt startet opp ca 1. September 2010. i løpet av 2010 er det forventet å ferdigstille løsningen, det vil si beskrivelse av relevante saksbehandlingsprosesser og rutiner. Implementeringen vil skje i løpet av 2011.
Leverandøren, ved tilbudt konsulent, skal bl. a.:
? Bidra med spesialistkompetanse på innføring av elektronisk arkiv og saksbehandling.
? være prosjektleder for prosjektet, herunder utarbeide prosjektplan med milepæler i samarbeid med arkivledelsen, være pådriver for å holde fremdrift i henhold til plan og rapportere i forhold til plan.
? Gi prosesstøtte og bidra til god dialog med alle nivå i organisasjonen.
? Sikre skriftlig dokumentasjon fra prosjektet, i samarbeid med arkivledelse og prosjektdeltakere.
? sørge for tilstrekkelig kompetanseoverføring til arkivledelsen og arkivmedarbeiderne på elektronisk saksbehandling.
For nærmere beskrivelse av konsulentens oppgaver/roller og ansvar vises det ellers til konkurransegrunnlaget.
Omfanget og varigheten av konsulentoppdraget er vanskelig å anslå da utarbeidelse av konkret prosjektplan med milepæler og ressursbruk er en del av prosjektet i innledningsfasen. i oppstartsfasen i 2010 ser vi for oss at konsulenten jobber ca 40 prosent (2 dv pr uke? Totalt ca 40 dv) og at behovet i 2011 er på ca 20 prosent (1 dv pr uke? Totalt ca 40 dv). Omfanget vil kunne variere noe gjennom ulike faser av prosjektet men skal totalt i perioden holdes innenfor en sum på 120 dv.