Levering av regnskapstjenester - forlengelse av avtale med eksisterende leverandør

Denne anskaffelsen planlegges gjennomført som den direkteanskaffelse da sahf mener at det foreligger hjemmel til å foreta endringer i eksisterende kontrakt etter foa § 28-1 (1) bokstav d (uforutsette omstendigheter). nærmere begrunnelse er gitt under punkt iv. 1. 1.
sahf har i dag kontrakt med Azets Insight om levering av regnskapstjenester. Regnskapstjenestene er integrert med SAHFs systemløsninger, herunder det bransjespesifikke FarmaPro-systemet som har mange integrasjoner med andre verktøy og støttesystemer. FarmaPro skal erstattes av en ny bransjeløsning (Eik) og et nytt erp-system. Disse to systemene som skal være integrerte, skulle etter planen være idriftsatt fra 2020. Gjennomføringen av bransjeløsningen Eik som sahf ikke har ansvar for, har imidlertid blitt betydelig forsinket. Dette medfører også forsinkelser i anskaffelsen av erp-systemet. Investeringsbeslutningen som godkjenner erp-anskaffelsen ble utsatt nær ett år, og foretatt av styret i Helse sør-Øst i mars 2019. Det vil heller ikke være mulig å idriftsette nytt erp-system før Eik er på plass. Som følge av ny tidsplan for Eik, fastsatt utenfor SAHFs kontroll, vil idriftsettelse av nytt erp-system således først kunne skje i første halvdel av 2021.
Dette innebærer at det har oppstått et uforutsett behov for sahf for å forlenge dagens avtale om regnskapstjenester basert på FarmaPro-systemet. Basert på blant annet at omstillingskostnadene knyttet til bytte av leverandør vil være uforholdsmessige høye sett i forhold til kontraktsverdien, har sahf vurdert at en forlengelse er nødvendig.
sahf mener således at det foreligger hjemmel etter foa § 28-1 (1) bokstav d til å forlenge kontrakten med eksisterende leverandør.