Levering av regnskapstjenester, forlengelse av avtale med eksisterende leverandør

Denne anskaffelsen planlegges gjennomført som en direkteanskaffelse da sahf mener at det foreligger hjemmel til å foreta endringer i eksisterende kontrakt etter foa § 28-1 (1) bokstav c (nødvendige tilleggsleveranser) og d (uforutsette omstendigheter).
sahf har i dag kontrakt med Azets Insight om levering av regnskapstjenester. Regnskapstjenestene er integrert med SAHFs systemløsninger, herunder det bransjespesifikke FarmaPro-systemet som har mange integrasjoner med andre verktøy og støttesystemer. FarmaPro skal erstattes av en ny bransjeløsning (Eik) ), nytt reseptur- og butikkdatasystem (rbd) og et nytt erp-system. Disse tre systemene som skal være integrerte, skulle etter planen være idriftsatt fra 2021. Gjennomføringen av bransjeløsningen Eik som sahf ikke har ansvar for, ble betydelig forsinket. Anskaffelsen av nytt erp-system ble forsinket, og endte med et tilbud som innebar en vesentlig høyere kostnad enn fastsatt ramme fra Helse sør-Øst rhf. Styret i Helse sør-Øst rhf vedtok derfor høsten 2020, at det skulle utredes en erp løsning basert på tilsvarende plattform som benyttes av øvrige helseforetak i regionen. Som følge av ny tidsplan, vil idriftsettelse av nytt erp-system med tilhørende økonomimodul først kunne skje i Q3 2022. Fra dette tidspunkt planlegger sahf å foreta regnskapsføring med interne ressurser (insourcing).
Det har oppstått et uforutsett behov for sahf for å forlenge dagens avtale om regnskapstjenester basert på Visma Business og FarmaPro-systemet. Basert på blant annet at omstillingskostnadene knyttet til bytte av leverandør vil være uforholdsmessig høye sett i forhold til kontraktsverdien, har sahf vurdert at en forlengelse er nødvendig.
sahf mener at det foreligger hjemmel etter foa § 28-1 (1) bokstav c ("nødvendige tilleggsleveranser" som følge av at "skifte av leverandør ikke kan skje av tekniske eller økonomiske grunner» og bokstav d ("omstendigheter som en aktsom oppdragsgiver ikke kunne forutse") til å forlenge kontrakten med eksisterende leverandør.