Lønn og Regnskap Fjellinjen AS

Regnskapsfunksjonen som jobber med løpende regnskapsføring, med unntak av utfakturering og oppfølgning av kundereskontro, utgjør 1, 5 årsverk og er derfor sårbar i forhold til sykdom, ferie og annet fravær. Tilsvarende er det interne fagmiljøet begrenset. Formålet med å tjenesteutsette lønn- og regnskapsføringen er således å eliminere sårbarheten til selskapet. Videre er det et mål å høyne kvaliteten på tekniske løsninger innen fakturaregistrering og attestering, integrasjon mot styringsportal, timeregistrering etc. Alle løsninger skal ha web-basert tilgang.
Det nedenstående er en foreløpig, overordnet beskrivelse. nærmere beskrivelse, herunder krav og vilkår, vil bli gitt i konkurransegrunnlaget.
Anskaffelsen gjelder levering av lønns- og regnskapstjenester (med unntak av utfakturering og oppfølging av kundereskontro) til Fjellinjen as ved hjelp av leverandørens ansatte og leverandørens egen it-systemer.
Tjenesten vil blant annet omfatte
? løpende regnskapsføring
o Inngående faktura
o Anleggskartotek
o Remittering
? Periodeavslutning
o Avstemminger
o Rapportering
o Rapportering internt og eksternt
? Årsoppgjør
? løpende lønnsføring
o lønnsbehandling
o Timeregistrering
o Reiseregning og utlegg
o Ferie og fravær
o Rapportering internt og eksternt
? Web-basert tilgang til blant annet følgende systemer med muligheter for uttrekk av data, rapporter og statistikk.
o Økonomisystem
o Anleggsregister
o Elektronisk behandling av inngående fakturaer
o hr-lønn-Fraværssystem
o Time-/tidsregistreringssystem
o Reise- og utleggssystem
o Elektronisk innkjøpssystem /e-handel
o Avtalemodul
Det ønskes en leverandør som kan være totalansvarlig for hele dette, inklusive eventuelle underleverandører slik at Fjellinjen kun har en kontraktspartner. Fjellinjen ønsker at leverandøren utfører oppdraget på egne it-systemer, slik at oppdragsgiver kan avvikle de systemer som brukes for tiden. Leverandøren skal være ansvarlig for oppsett, drift og vedlikehold av aktuelle underliggende it? Systemer.
Fjellinjen kan lagre sensitiv informasjon og har således høye krav til sikkerhet. Som en del av endelig avtalegrunnlag, skal det etableres en Service Level Agreement (sla).
Detaljerte krav vil bli listet i endelig kravspesifikasjon som sammen med kontraktsutkast og annen tilbudsdokumentasjon vil bli distribuert til de leverandørene som blir kvalifisert.
For å indikere oppdragets omfang - Transaksjoner i 2012:
? Inngående fakturaer: ca. 2400
? Hovedbokbilag: ca. 1400
? lønnsslipper: ca. 1000
? l/t-oppgaver: ca. 170
? Banktransaksjoner: ca 51500
o ca 3. 500 manuelle inn/utbetalinger
o ca 40. 000 overføringer fra forsystem
o ca 8. 000 diverse remitteringer.