Nøytral rådgivning innen møbler, gjennomføring og oppfølging av møbelanskaffelser

Det er behov for Konsulenttjenester til teknisk nøytral spesifikasjon og kalkulasjon av møbelanskaffelser. Det er også behov for bistand til brukermedvirkning og oppfølging av anskaffelsene mot leverandør, både før og etter endelig bestilling. Behovet har bakgrunn i at det er stor mengde interiørprosjekter i egen regi (innleide lokaler og mindre rehabiliteringer), og redusert kapasitet på området i avdelingen på ubestemt tid på grunn av sykdom.
Kravspesifikasjon:
Konsulenten skal blant annet bistå med å:
• planlegge, tegne og formulere rom med inventar og møbler i samarbeid med Utdanningsetaten
• Konsulenten skal ha et system som gjør det enkelt for Utdanningsetaten å vurdere ulike alternativer innen de ulike inventar og møbelkategorier, herunder priskonsekvens sett opp mot forventet kvalitet på de aktuelle produkter.
• utarbeide spesifikasjoner og kategorier for inventar og møbler, slik at Utdanningsetaten enklere kan se den økonomiske konsekvensen av de valg som tas.
• utarbeide spesifikasjoner for av utstyr og skilting til skolen.
• gjennomføre anskaffelser i tråd med de valg som foretas av Utdanningsetaten.
• omsette brukerbehov til funksjonelle, varige og fleksible brukerløsninger.
• følge opp leveranse og mottak av anskaffet inventar, møbler og av-utstyr, herunder
• oppfølging av reklamasjoner og eventuelle etterbestillinger.
• fasilitere brukermøter i samarbeid med oppdragsgiver.
• ivareta nødvendig samarbeid med representanter for brukerne,
Konsulenten skal videre utarbeide kravspesifikasjon for anskaffelse av inventar basert på de endelige møbleringsplanene. Kravspesifikasjonen skal være av en slik art at den kan danne grunnlag for tilbud fra leverandører i en anbudskonkurranse.
i denne forbindelse skal konsulenten ved behov bistå Utdanningsetaten med prioritering av bestillinger, for eksempel dersom kostnaden blir høyere enn budsjettert, og med å vurdere hvordan eventuelle resterende midler skal disponeres.
De ulike anskaffelser under denne avtalen må påregnes å bli gjennomført som minikonkurranser med eksisterende rammeavtaleparter for Oslo kommune. For møbler og inventar har Oslo kommune i dag rammeavtale med tre ulike leverandører.
For det tilfelle leverandøren har noen direkte eller indirekte samarbeid/eierskap med nevnte rammeavtaleparter skal dette beskrives i tilbudet.
Pt. Har ikke Utdanningsetaten eller Oslo kommune noen rammeavtale på skilting, og konkurranser her vil trolig måtte gjennomføres som en ordinær anbudskonkurranse etter regelverket for offentlig anskaffelser. Utdanningsetaten forventer at konsulenten vil kunne styre en slik anskaffelsesprosess på en god og selvstendig måte, herunder foreta evaluering av tilbudte produkter opp mot de krav og ønsker som er fremmet av Utdanningsetaten. i evalueringen skal konsulenten benytte en evalueringsmodell som oppdragsgiver fastsetter.
Ved arbeid knyttet opp mot kravspesifikasjoner og gjennomføring av konkurranser har en særskilt konsulenten en plikt til å samarbeide med innkjøpere hos Utdanningsetaten for å ivareta kommersielle og juridiske hensyn.
Konsulenten skal videre bistå i forbindelse med bestilling av inventar, herunder blant annet bistå med å utforme og sende bestillinger og kontrollere ordrebekreftelser og bistå med eventuelle endringer, avbestillinger og etterbestillinger.
Konsulenten er ansvarlig for mottak av all leveranse samt korrekt utplassering/montering av inventar og utstyr iht. Tegning. Konsulenten skal koordinere levering og foreta kontroll av at leveranser er i henhold til bestilling.