Rammeavtale for deponering / avlevering av arkivdatabaser

Det skal inngås en rammeavtale om kjøp av konsulentbistand til arkivuttrekk fra elektroniske databaser for deponering/avlevering til Riksarkivet. Det er i gangsatt et tverrdepartementalt arbeid med deponering/avlevering av arkivuttrekk av arkivdatabaser i departementfellesskapet. Arbeidet gjennomføres i tett samarbeid med Riksarkivet og dss.
Rammeavtalen skal omfatte både arkivuttrekk fra eldre, periodiserte og fremtidige periodiserte databaser og vil skje i to faser.
Fase 1 Arkivuttrekk fra eldre databaser
Oppdraget vil omfatte ca. 10 arkivuttrekk av eldre avsluttede databaser som deponeres/avleveres til Riksarkivet. Det skal forestas fire prøveutrekk fra forskjellige type databaser, for eksempel to fra DocuLive med og uten elektroniske filer, ett fra Websak, ett med data konvertert inn fra ModuLink og/eller Jass/Onfile ev. Andre varianter. Prøveuttrekkene skal sendes samlet til Riksarkivet. Prøveuttrekkene skal godkjennes av Riksarkivet før ytterligere arkivuttrekk foretas fra de øvrige databasene. Riksarkivet vil gjennom prosessen bistå og veilede leverandør. Alle arkivuttrekkene fra de eldre databasene skal være godkjent av Riksarkivet innen utgangen av 2014.
Riksarkivets forslag til fremdriftsplan fremkommer som vedlegg 3 til dette dokumentet.
Fase 2 løpende arkivuttrekk
Etter at arkivuttrekkene fra de eldre databasene er ferdigstilt og godkjent, vil departementene deretter ha behov for løpende arkivuttrekk i forbindelse med ordinære periodiseringer i avtaleperioden, ca. 60 arkivuttrekk. Disse sendes forløpende til Riksarkivet for ordinær godkjenningsprosess.
For nærmere beskrivelse av oppdraget se bilag 1 til kontrakt.
Samlet sett vil oppdraget omfatte ca. 70 databaser (inkl. løpende uttrekk i avtaleperioden) Dette er et uforpliktende estimat. Uttaket kan tenkes høyere eller lavere, avhengig av det totale behovet gjennom kontraktens løp.
Oppdraget skal i sin helhet organiseres og utføres av tilbyder, i henhold til gjeldende regelverk, og etter Riksarkivets krav og bestemmelser.