Rammeavtale for innleie av personell til Regjeringens representasjonsanlegg - Med delkontrakter

Regjeringens representasjonsanlegg (rra) omfatter både hotellvirksomhet og selskapslokaler, samt drift av statsministerboligen. rra er en integrert del av besøksseksjonen i Utenriksdepartementets avdeling for kultur, næringsfremme og protokoll. rra har høyt vakthold og ved enkelte arrangementer vil politi være tilstede.
Bruken av anlegget er reservert for regjeringen, og krever derfor at en statsråd alltid er tilstede. Gjester er gjerne embetsverket fra de ulike departementene, politisk ledelse, kongelige, statsoverhoder og viktige politiske aktører fra inn- og utland.
Eksempler på arrangementer er frokostmøter, lunsjer, konferanser, pressekonferanser, mottakelser og middager, herunder:
i. Årlige middager for Stortingskomiteer, med maks 54 gjester. Som regel 3 retter. Pr. i dag er det 12 komiteer på Stortinget.
ii. Lunsjer med 5-30 gjester, med utenriksministeren som vertskap. Som regel 3 retter.
iii. møter i ulike format og størrelser med enkel bevertning. Fra 5-80 gjester.
Det er kapasitet til rundt 60 gjester på en middag, mens en mottakelse kan være på 250 gjester.
Antall servitører på det enkelte arrangement vil variere etter type arrangement og antall gjester. rra opererer generelt med et relativt lavt antall gjester per servitør, slik at antall servitører vil kunne være høyere sammenlignet med liknende arrangementer i regi av andre aktører. Eksempelvis 5-8 gjester per servitør under en middag med 3 retter og vin.
Ved offisielle besøk til Norge fra presidenter, statsministere eller utenriksministere kan rra tilby overnatting. Kan forekomme 1 til 3 ganger i året, og har da gjerne en varighet på 1-3 netter.
i forbindelse med arrangementer som avholdes i regi av rra er det behov for innleid personell. Oppgavene som kreves utført er av stor variasjon, og inkluderer blant annet:
- oppdekking
- servering
- forberedelse til arrangement
- rydding underveis og i etterkant (eksempelvis pussing av glass og bestikk, håndtere tomgods o. a.)
- oppvask
- stenging av lokalet (søppelhåndtering ol.)
- bistand til forefallende arbeid. Som f. Eks. Pussing av sølv, vask av utemøbler, stryking av flagg, pussing av lysekroner
Det presiseres at listen over oppgaver ikke er uttømmende, og at andre tilsvarende oppgaver dermed må kunne påregnes i forbindelse med det enkelte avropet.
Det er et ønske om en mest mulig stabil stab av personell. Dette for å skape tillit, kontinuitet og rolleforståelse.
Behovet for fleksibilitet og raske endringer i denne rammeavtalen er stort. Behovet for personell påvirkes av det politiske bildet, hvilket innebærer at bestillingen ofte kommer kort tid i forveien og tilsvarende gjelder for avbestillinger. Bestilling av servitører vil normalt være på kortere varsel enn 14 dager. Normalt mellom 5 – 14 dager. i unntakstilfeller vil det være et umiddelbart behov, det vil si når avrop foretas mindre enn 1 dag i forveien.
rra har ca. 200 arrangementer i løpet av et år, og cirka halvparten av disse innebærer et behov for innleid personell. Det er primært drift i ukedagene, med noe mer dagarrangement enn kveldsarrangement. i perioder kan det være mye kveldsarrangementer, og en sjelden gang vil det være aktivitet i helgene. En kveldsvakt kan vare til midnatt (kl. 00: 00), og en tidlig vakt (f. Eks. Et frokostmøte) kan starte rundt kl. Seks (kl. 06: 00). Normal tidsbruk på et arrangement vil variere ut ifra type arrangement.
rra har som regel stengt under jul, nyttår, påske og midt på sommeren. Unntaket er 17. Mai, hvor det alltid er arrangement. Aktivitet påvirkes av det politiske bildet, som f. Eks. Valgkamp, valgår, store internasjonale kandidatur, endringer i regjering, bytte av statsråder/ statsministere og internasjonale besøk mv. Ved boende besøk vil det være behov for innleid personell i den grad det er aktiviteter som tilsier det.