Saksbehandlingsløsning

Kunden skal anskaffe en saksbehandlingsløsning med støtte for følgende prosesser:
- Standard saksbehandling
- Politisk saksbehandling
- Behandling av dagsaktuelle spørsmål, forslag og orienteringssaker
- Behandling av tilsyn
- Støtte til dialog og involvering
- Støtte til høring
- Støtte av tilrettelagt innsyn
- Administrasjon av politisk møte og behandlinger
- Fagspesifikk saksbehandling
i tillegg skal løsningen støtte følgende støtteprosesser:
- Registrering
- Dokumentasjonsforvaltning
- Administrasjon av utvalg og medlemmer
- Arkivering
- søking og rapportering
- Tilpasse arbeidsprosesser
- Administrasjon av løsning
Saksbehandlingsløsningen må være fleksibel og med muligheter til å gjøre egne tilpasninger.
Integrasjoner blir viktig i en ny løsning, både for å kunne håndtere kjente standarder og felleskomponenter, slik som å hente data fra Folkeregisteret og Enhetsregisteret, ks SvarUt og gi-tjenester, men også for å håndtere mulighet til å hente ut/legge inn data via egne grensesnitt (der bruk av nasjonale standarder ikke er mulig).
løsningen må bidra til at kommunen etterlever sine prinsipper for it-støtte til saksbehandling:
1) Identifisere vedtak og enkeltvedtak
2) God forvaltningsskikk
3) Rask og effektiv saksbehandling
4) En saksbehandlingsprosess skal ha en prosesseier
5) Dokumentasjon som hører sammen skal være samlet som en sak
6) Saksbehandlingsprosessen skal være hensiktsmessig dokumentert
7) Myndighetsutøvelsen dokumenteres
8) Personvernet skal ivaretas
9) Partsrettigheter skal ivaretas
10) Krav til taushetsplikt skal ivaretas
11) Presedensregister skal ivaretas
12) Krav til elektroniske forsendelser skal ivaretas
Saksbehandlingsløsningen skal sette brukeren i fokus, løsningen må fremstå som enkel og intuitiv å bruke - og brukergrensesnittet må være fleksibelt. Saksbehandlerens fokus skal være på de faglige vurderingene.
En samlet vurdering av de behovene prosjektet har identifisert viser at en ny løsning må støtte gode oversikter, kontekstuell oversikt over saken, aktører, aksjoner, frister, endringer og prosessen saken inngår i. Å ha en ryddig og brukervennlig prosess med god struktur på utformingen av dokumentasjon er spesielt viktig. Samtidig er det også et klart behov for god støtte for samskrivning.
Prosjektet har samlet inn behov fra interne brukere, eksterne kontakter og innbyggere. Disse behovene danner sammen med prosesskart, Prinsipper for it-støtte til saksbehandling og noark 5 grunnlaget for krav til ny løsning.
Kunden har en forventning om at bruken av ny saksbehandlingsløsning over tid vil være sterkt avhengig av hvor godt fremtidig løsning imøtekommer brukernes behov, samt prismodell for bruk av løsningen. Det er observert at flere fagenheter i kommunen har valgt fagspesifikke saksbehandlingsløsninger som følge av manglende funksjonalitet i nåværende løsning. Samtidig følger Kunden spent utviklingen av plattformløsninger i markedet med saksbehandlingsfunksjonalitet og nye muligheter for fleksibilitet. Kombinasjonen av dette bidrar til Kundens forventning om at antall brukere av den nye saksbehandlingsløsningen vil øke i starten, men kan gå ned på sikt.