TILBUD STIFTSDAGER BJØRGVIN BISPEDØMME 2021 - Med delkontrakter

Vi ønsker tilbud på en totalpakke med overnatting, bespisning og konferansefasiliteter.
Stiftsdagene 2021 vil være tre dager for alle bispedømmerådets sine ansatte (170 prester) og over to dager for alle ansatte i bispedømmet (totalt 800, men av erfaring 500 inkludert prestene).
Tilbudet kan romme alle elementene, men kan også være skrudd sammen med samarbeid mellom ulike aktører. Eksempelvis overnatting og bespisning to eller tre nabohoteller og en ekstern ressurs på selve konferansen. Dette kan eksempelvis være Grieghallen, den lokale idrettshallen eller lokale kirker? Her vil vi ønske en åpen dialog. nærhet til kirke vil være en viktig faktor. Alternativt vil transportkostnader til kirke måtte vurderes inn som faktor når tilbudene sammenlignes. Andre ytre fasiliteter som turområde, bademuligheter, fotballbane vil også kunne påvirke valg av sted.
datoer: 1. -3. Juni 2021.
sted: Bjørgvin bispedømme, Vestland fylke.
antall:
• 170 full pakke (prester): (info fjernet) 170 deltagere som deltar fra 1. Juni klokken 11 til 3. Juni klokken 14. Dvs to døgn helpensjon og lunsj siste dag.
• 330 dag 1 og 2 (Fellesrådsansatte): 1.-2. Juni 330 deltagere som deltar fra 1. Juni klokken 11 til 2. Juni klokken 14. Dvs et døgn helpensjon og lunsj siste dag.
Det betyr at første del fra 1.-2. Juni er det totalt 500 deltagere på lunsj, middag, frokost og lunsj. Og i møtesal. Og fordelt på eventuelle grupperom.
Fra 2. Juni klokken 14. Til 3. Juni kl 14 er det 170 deltagere på middag, frokost og lunsj. Og i møtesal. Og fordelt på eventuelle grupperom.
Noen av deltagerne vil ikke trenge overnatting. Av erfaring vil rundt 250 trenge overnatting om arrangementet ligger i Bergen. Om arrangementet ligger utenfor Bergen vil de fleste trenge overnatting. Det vil også være behov for omkring 30 overnattinger (info fjernet) til 1. Juni.
Det kan benyttes dobbeltrom for omtrent 1/3 av deltagerne, men vi ønsker som arbeidsgiver ikke å pålegge dobbeltrom. så primært er det enkeltrom vi trenger.
Vi vil kunne sette programmet sammen noe fleksibelt etter hvilke fasiliteter som er tilgjengelig, men vil trenge en sal om rommer minst 500 deltagere fra klokken 11 til 18 på 1. Juni. Dag to kan vi legge programmet opp med grupper.
Vi har de siste årene vært annen hvert år i Bergen (alle) og i Ulvik (bare prestene). i 2019 var vi hele dag 1 på et hotell og dag to brukte vi kirker og ulike møterom på hoteller i Bergen sentrum. Da var også lunsjen «desentralisert» på ulike lokasjoner. Dette for å synliggjøre at vi er åpne for å sy sammen et program som kan tilpasses lokalene. Dette siden det er få, eller ingen hoteller som klarer både å romme 500 samlet og i kombinasjon med mange seminarrom. Vi vil vektlegge pris, men vil også måtte vurdere totalopplevelsen som del av tilbudet. Vi er åpne for dialog om dette, men kan først gå inn i denne dialogen fra 17. August.