Veiledende kunngjøring Verktøy for avstemming ved Periode og årsavslutning i UBW

Bergen kommune benytter seg av Unit4 Business World Økonomi versjon 7. 4 (ubw Økonomi) som økonomisystem. Økonomisystemet benyttes av mange brukere på tvers av alle byrådsavdelingene i kommunen. Avstemminger gjøres i stor grad som et manuelt arbeid hvor rapporter fra ubw Økonomi benyttes sammen med maler og prosedyrer for gjennomføring. Oppfølging av periode- og årsavslutningsaktiviteter mangler en elektronisk arbeidsflyt.
Verktøyet som ønskes skal effektivisere og føre til en enklere organisering av avstemmingsarbeid og oppgaver knyttet til periodeavslutning og årsavslutning. Det skal også være mulig med automatiske avstemminger av kontoer med høy transaksjonsfrekvens, for eksempel bankkontoer, kreditt-/debetkort, periodiseringskontoer, kontoer for konsernmellomværende og interimskontoer.
Bergen kommune har rundt 10 millioner bilagslinjer i løpet av ett år i økonomisystemet, hvorav halvparten gjelder transaksjoner på balansekonti. Det vil anslagsvis være rundt 30-40 brukere som skal benytte verktøyet.