Veiledende kunngjøring - Verktøy for kartlegging av arbeidsprosesser

Bakgrunnen for at vi nå ønsker å undersøke hvilke muligheter det ligger i å anskaffe et slikt system, er at vi tenker det skal hjelpe oss i forbedrings- og digitaliseringsarbeidet i tillegg til å hjelpe oss med en illustrativ oversikt over de forskjellige komponenter og prosesser som utgjør driften av kommunen.
når det gjelder metode sikter vi oss inn på bpmn (Business Process Mapping and Notation) som rammeverk og ser etter et system som støtter dette.
Kommunen bruker i dag tqm som kvalitetssystem. Systemet vi nå ser etter skal komplementere tqm med bedre funksjonalitet for prosesskartlegging. Det er viktig for oss å få innsikt i på hvilken måte prosesskartlegging i et system kan integreres med andre systemer. Kommunen foretrekker api som integrasjon.
Vi ønsker å ta i bruk et system for prosesskartlegging i hele organisasjonen, og da er det viktig med et system som er brukervennlig og moderne. Med dette mener vi at vi ønsker et system som har innebygget automatikk ved generering og design av prosesser og et brukergrensesnitt som svarer til dagens krav og forventninger til utseende, samt at det er intuitivt å bruke.
Markedsdialog
Vi ønsker en dialog med mulige leverandører av system for kartlegging, visualisering og distribusjon av arbeidsprosesser, for å finne mer ut av blant annet følgende:
- Hvor brukervennlige kan slike systemer være?
- Hvor godt passer de til å bli implementert i en stor organisasjon?
- Vi ønsker å se og "føle" systemene slik at vi kan skape et bilde av hvor intuitive de er
- Hvordan kan man løse distribusjon, visualisering og integrasjoner med andre systemer, og da fortrinnsvis slik at løsningene blir enkle å forvalte og videreutvikle framover?
- Relevante leverandører vil ha vært med på å rulle ut slike verktøy i store organisasjoner tidligere - hva kan vi lære av dem på dette området?
- i hvor stor grad kan vi benytte oss av et slikt verktøy i digitale workshops?
- Hvordan støtter systemet opp om et mer omfattende arbeid med virksomhetsarkitektur og kartlegging av for eksempel datasett og masterdata?
Dialogen vil foregå digitalt ved 1: 1-møter med den enkelte leverandør:
- Datoer: 11. Og 12. 11. 2020
- Tidspunkt: kl. 09: 00, 10: 00, 12: 00, 13: 00, 14: 00, 15: 00 begge dager. møtene vil ha en varighet på 45 minutter per leverandør.
- påmelding sendes oss innen 06. 11. 2020. Oppgi følgende:
-- deltakernavn, firma, e-postadresse og telefonnummer
-- tidspunkt som passer for hver av datoene (se aktuelle tidspunkt ovenfor)
- nb: Leverandører som ønsker å delta på 1: 1-møter, må innen påmeldingsfristen sende skriftlige innspill til oppdragsgiver.
- Formålet med 1: 1-møtene er at leverandøren skal gjennomgå og utdype sine skriftlige innspill. Vennligst merk at dette ikke er salgsmøter.
All kommunikasjon foregår i Mercell
Kommunikasjon i denne prosessen vil foregå via kommunikasjonsmodulen i Mercell under denne veiledende kunngjøringen. Dette gjelder blant annet påmelding til møter, skriftlige innspill til 1: 1-møter og spørsmål til oppdragsgiver. følg også med for oppdateringer, som alle registrerte leverandører vil få varsel om fra Mercell.