Volda kommune: Konkurranse om avtale for rydding og digitalisering av byggesaksarkiv

Oppdragsgjevar ber om tilbod på levering av tenester i forbindelse med rydding og digitalisering av byggesaksarkiv, som i hovudsak består av:
Leverandøren skal rydde og digitalisere arkivet, pakke og klargjere for avlevering til depot, samt etablere ein struktur/innsynsløysning som er til god hjelp for kommunen sine tilsette. på sikt kan det tenkast at innsyn i arkivet skal marknadsførast til kommunen sine innbyggjarar.
Den leverandøren som blir valt skal ha totalansvaret for oppdraget. Leverandøren skal også stille med alt nødvendig utstyr for gjennomføring av digitaliseringa.
Rydding og digitalisering skal skje hos leverandør. Det er ein føresetnad at saksmapper som er tatt ut av arkivet blir gjort digitalt tilgjengeleg gjennom den web-baserte løysinga innan 24 timer etter meldt behov.
Resultatet av det digitaliserte materialet skal ha same informasjonsverdi som dagens papirarkiv for interne og eksterne brukarar, men lettare tilgjengeleg og med enklare og meir fleksibel gjenfinning.
Oppdragsgjevar forbeheld seg retten til å redusere omfanget av kontrakten dersom prisen overstiger bevilga midlar avsett til dette oppdraget. Dersom dette får innverknad på tilbydar sine vilkår for gjennomføringa av oppdraget, må dette gå fram av tilbodet.