Anskaffelse av skybasert verktøy som gir system for valgarbeidet i FN og andre multilaterale organisasjoner for Norges utenriksdepartement (UD)

Utenriksdepartementet (ud), ved Seksjon for fn-politikk, har til hensikt å inngå kontrakt med Diplotools llc for anskaffelse av et spesialisert system for håndtering av stemmebytter og tilknyttede funksjoner i fn og dets underliggende organer. Formålet med anskaffelsen er å etablere et helhetlig og brukervennlig verktøy som gir oversikt over Norges multilaterale kandidaturer, stemmegivning og historikk, samt forpliktelser og posisjoner ud har hatt over tid. Systemet skal legge til rette for effektiv informasjonsdeling med utenriksstasjoner og øvrige departementer, samt muliggjøre strukturert, sporbar og sikker kommunikasjon med andre land. Hensikten er å styrke UDs evne til å sikre støtte i valg der Norge stiller som kandidat, redusere risiko for feil og misforståelser i stemmeprosesser, beskytte omdømmet, forbedre responstid og generelt fremme norske interesser i multilaterale fora. Ud har vurdert det som nødvendig å oppgradere den eksisterende valgdatabasen, inkludert migrering av historiske data til en ny plattform. Tidligere forsøk på intern utvikling av et system for stemmebytter har vist seg å være både mer kostbare og mindre brukervennlige sammenliknet med ferdigutviklede løsninger. Behovet er akutt, da den eksisterende løsningen inneholder feil som ikke kan rettes og som påvirker UDs valgarbeid i negativ retning. Et nytt system må være operativt innen 2025 for å støtte fn-seksjonens videre arbeid. i 2024 gjennomførte ud en åpen konkurranse i henhold til anskaffelsesregelverkets del i, med en estimert verdi på maksimalt 1, 49 mnok. Flere leverandører ble invitert, men kun Diplotools lcc valgte å levere tilbud. Dette bekreftet UDs opprinnelige vurdering om at det per i dag kun finnes én leverandør som kan tilby en ferdigutviklet og markedsmoden løsning for dette formålet. Markedsdialog og analyser har vist at det finnes aktører som potensielt kan utvikle et tilsvarende system som skreddersøm. Imidlertid har kun Diplotools lcc et ferdig produkt som oppfyller UDs behov innen den nødvendige tidsrammen. Diplotools lcc er utviklet av tidligere fn-diplomater og valgmedarbeidere, og deres system er allerede tatt i bruk av flere fn-medlemmer. løsningen er spesifikt tilpasset arbeidet med multilaterale valg og tilbyr funksjoner som rapport- og notatgeneratorer, kampanjeverktøy, kartvisning, chatfunksjonalitet og fleksibel visning på både pc og mobil. Ud har et sterkt ønske og behov for å anskaffe en hyllevare, og vurderer Diplotools lcc som den eneste tilgjengelige løsningen som oppfyller kravene, og som kan levere tjenesten i tide. Den årlige estimerte verdien av kontrakten er om lag nok 500 000. Selv om verdien i seg selv ikke tilsier bruk av eneleverandørunntaket, vurderes kombinasjonen av spesialiseringsgrad, funksjonalitet og tidspress som tilstrekkelig grunnlag for å benytte intensjonskunngjøring fremfor konkurranse etter anskaffelsesforskriften del iii. Planlagt avtale vil ha en varighet på kun tre (3) år fra leveringsdato. Deretter fornyes den automatisk med ett (1) år av gangen, med mindre den sies opp av kunden med tre (3) måneders varsel før fornyelsestidspunktet. Maksimal avtalelengde er åtte (8) år. Som redegjort for over, er ikke ud kjent med at det finnes flere leverandører som kan levere de tjenester de har behov for. Dersom det er innsigelser til ud v/ Seksjon for fn-politikks intensjon om avtaleinngåelse med Diplotools lcc, må beskjed om dette gis innen 10 dager etter utlysning av denne intensjonskunngjøring.