Innføring av SharePoint og forbedret digital samhandling i Norsk Vann

Prosjektet skal: • Designe en informasjonsarkitektur i M365 som gir oversikt og struktur • Etablere rutiner for digital samhandling, tilgangskontroll og sikkerhet • Utarbeide en migrasjonsstrategi fra Huddle til SharePoint • Implementere løsningen og gjennomføre opplæring av ansatte i dag benytter organisasjonen et sammensatt verktøysett bestående av Teams, SharePoint, Outlook, Huddle og Dropbox for dokumentlagring og samhandling. Vi samarbeider også tett med en rekke eksterne aktører, ofte i egne Teams-rom. Det er derfor behov for en innledende kartlegging av dagens arbeidsmetodikk og behov, som grunnlag for videre arbeid. Forventede leveranser: Design og oppsett av arkitektur i M365 Informasjonsarkitektur som sikrer oversikt over lagringsområder og dokumenter, inkludert dokumentklassifisering og bruk av metadata. løsningen skal tilpasses Norsk Vanns behov for gjenfinning, struktur og tilgang. SharePoint-maler og rutiner for administrativ kontroll Funksjonelle SharePoint-maler for enhetlig og effektiv etablering av nye områder. Det skal også foreslås rutiner for administrativ kontroll – herunder hvem som kan opprette områder, og hvordan dette bør styres. Struktur og rutiner for tilgangskontroll og samhandling i Teams Etablering av tydelige rutiner for tilgangsstyring, eierskap og vedlikehold – med rolle- og gruppebasert styring fremfor individuelle tilganger og opprettelse av nye team og arkivering av gamle. Oppsett for samhandling med eksterne i Teams Maler og rutiner for opprettelse av samhandlingsområder med eksterne samarbeidspartnere. løsningen må balansere funksjonalitet med krav til sikkerhet og kontroll. Bruk av Planner som enkel og visuell oppgavestyring Forslag til og oppsett av maler for enkel bruk og integrering av Planner med SharePoint og Teams. Migrasjon fra Huddle til SharePoint Bistand til valg av migreringsverktøy og metode, og gjennomføring av en trygg og effektiv overføring av relevante og aktive dokumenter fra Huddle til SharePoint. Opplæring og implementering En leveranse er utvikling og gjennomføring av et opplæringsprogram for ansatte, som gjør det enkelt å ta i bruk den nye løsningen. Dette inkluderer opplæringsmateriell og eventuell veiledning i oppstartsfasen.