Intensjonskunngjøring - Midlertidig avtale for kjøp av økonomisystem

Sandnes kommune (heretter oppdragsgiver) har til intensjon å inngå en midlertidig avtale om leveranse av et skybasert økonomisystem med Visma Enterprise as. Den midlertidige avtalen vil ha en varighet på 2 år, med en opsjon på utvidelse med 1 år. Bakgrunnen for den midlertidige avtalen er at oppdragsgiver mottok et varsel om end-of-life for dagens økonomisystem, hvor vedlikeholdsavtalen ikke lengre ville være gyldig fra 2026. Oppdragsgiver forsøkte derfor tidligere i år å gjennomføre en konkurranse for anskaffelse av økonomisystem for å erstatte dagens løsning. i begynnelsen av anskaffelsen fikk oppdragsgiver tilbakemelding fra leverandører om at det var for dårlig tid til å gjennomføre en forsvarlig konkurranse og implementering av et økonomisystem. Oppdragsgiver sjekket derfor dette med andre oppdragsgivere som hadde gjennomført en slik anskaffelse, og fikk lik tilbakemelding fra oppdragsgivere om at det ikke var nok tid til å gjennomføre. Dette var basert på at løsningen skulle implementeres slik at den var klar i begynnelsen av 2026. Samtidig hadde oppdragsgiver basert seg på at den til tross for slutt på vedlikeholdet av dagens økonomisystem ville kunne lene seg på dagens løsning for enkelte prosesser inn i 2026 mens implementeringen av et nytt økonomisystem pågikk. Dette viste seg å være feil, og oppdragsgiver ville derfor ikke kunne la implementeringen gå over den tidsperioden som opprinnelig var planlagt. Videre ville konsekvensene for oppdragsgiver være katastrofale dersom den ikke har et fungerende økonomisystem innen dagens løsning slutter å fungere. i tilbakemeldingene oppdragsgiver fikk ble det også oppgitt at leverandørene ønsker en åpnere konkurranse, hvor det settes av god tid til å gjøre seg kjent med og evaluere løsningene. Basert på den nye informasjonen om tidsperspektivet i anskaffelsen tok oppdragsgiver derfor kontakt med leverandørene som hadde meldt interesse i anskaffelsen. Det ble informert om at oppdragsgiver heller ikke lenger mente det var god nok tid til å gjennomføre en forsvarlig anskaffelse og implementering, og at oppdragsgiver også hadde forståelse for ønsket om å åpne for flere måter å løse oppdragsgivers behov på. Oppdragsgiver oppga videre at den ønsket å inngå en midlertidig avtale med dagens leverandør for overgang til deres skyløsning mens en ny anskaffelse utarbeides og gjennomføres. Det ble skissert en fremdriftsplan på 6-8 måneder forberedelse, 6-8 måneder konkurransegjennomføring, og 6-8 måneder implementering. Det ble bedt om tilbakemelding fra leverandørene på hva leverandørene mente om en slik utsettelse. Oppdragsgiver mottok positiv tilbakemelding fra leverandørene om at de så behovet for å inngå en midlertidig avtale mens ny konkurranse utarbeides og gjennomføres. Oppdragsgiver avlyste derfor den pågående anskaffelsen av økonomisystem, og informerte også i meddelelsen om avlysning om sin intensjon om å inngå en midlertidig avtale med dagens leverandør mens arbeidet med en ny anskaffelse av økonomisystem vil gjennomføres. Den midlertidige avtalen vil dekke fagområdene lønn, Regnskap, Budsjett, Innkjøp (ehandel), og forhandlinger. Den vil dekke all funksjonalitet og alle integrasjoner oppdragsgiver har i dagens løsning, og vil derfor sikre at oppdragsgiver har et fungerende økonomisystem i perioden ny anskaffelse gjennomføres i. Den midlertidige avtalen er estimert å ha en verdi på 13 000 000 eks. Mva. Over 3 år.