Konkurransegjennomføringsverktøy/Kontraktsforvaltningverktøy

Kongsbergregionen, med tilhørende organisasjoner, skal anskaffe konkurransegjennomføringsverktøy (heretter kalt kgv) og kontraktsoppfølgingsverktøy (heretter kalt kav) for offentlige anskaffelser. Vi ønsker ett system for begge funksjonene da det ikke vurderes som hensiktsmessig å ha flere systemer for dette. Vi har begrenset med ressurser, og vi har mange brukere. Derfor behøver vi et mest mulig sømløst system for å sikre god kontinuitet gjennom hele anskaffelses- og kontraktsprosessen. Kongsbergregionen anvender i dag både Mercell mss og Artifik som kgv. Mercell mss har vært i bruk siden 2019, mens Artifik har vært et prøveabonnement i 2025. i 2024 gjennomførte vi 31 anskaffelser, hvorav 17 del i, 3 del ii og 11 del iii. Hittil i 2025 har vi gjennomført eller igangsatt 16 anskaffelser, hvorav 6 del i, 1 del ii og 9 del iii. Kongsbergregionens sentrale innkjøpsrådgivere skal ha en overordnet rolle i innkjøpsorganisasjonen, så vi har behov for at disse ( 2 personer), samt innkjøpskontakter i 4 av kommunene (4 personer pr dags dato) må ha tilgang til alle organisasjonenes brukerlisens for å kjøre utlysninger for en eller flere kommuner i organisasjonen. Se illustrasjon i Vedlegg 2. Kravspesifikasjon for utdypende forklaring av fordeling og roller. Vi har behov for et fleksibelt system som kan overføre og/eller endre lisensoppsett enkelt og raskt, da vi er et innkjøpssamarbeid i utvikling. Videre må hver kommune ha mulighet for å gi redigeringsrettigheter til interne ressurser. Se utfyllende informasjon om dette i vedlegg 2. Kravspesifikasjon. Kgv skal i all hovedsak nyttes til utlysning av konkurranser og mulighet for leverandørene til å levere tilbud elektronisk, samt til bruk for oversikt over avtaler samt avtaleoppfølging. Verktøyet må være tilpasset anskaffelsesregelverket slik at det er mulig å lyse ut konkurranser etter alle lovlige prosedyrer, inkludert minikonkurranser. Leverandøren må sørge for at løsningen vedlikeholdes og oppdateres ved lovendringer, og at vedlikehold/oppdateringer varsles Kongsbergregionen. når det gjelder kav så må dette sørge for en sømløs overføring av tildelt kontrakt til denne delen av løsningen. Det skal være mulig å holde oversikt over avtaleporteføljen, muligheter for sette opp ulike varslinger og mulighet for å legge inn kontraktsoppfølgings-aktiviteter (også manuelt). løsningen må ha mulighet for elektronisk signering av inngåtte kontrakter. Kongsbergregionen benytter Elements som arkivsystem, og integrasjon mot arkivsystemet må være mulig (se avsnitt om opsjoner i vedlegg 2. Kravspesifikasjon). løsningen skal som nevnt i all hovedsak nyttes til utlysning av konkurranser og mottak av tilbud, samt for oversikt over avtaler og avtaleoppfølging. Forventningene som beskrevet over er minimum forventninger, men inneholder løsningen funksjoner utover dette, ønsker Kongsbergregionen også tilgang til disse. Leverandørene skal inngi sitt beste tilbud. Vi vil benytte en ssa-l for denne anskaffelsen. Leverandøren bes levere tilbud med dette oppsettet: 1. Utfylt tilbudsbrev 2. Utfylt prisskjema 3. Utfylt beskrivelse av tilbudt løsning, som forespurt i kravspesifikasjonen (kan besvares i kravspesifikasjonen eller som egne vedlegg) 4. Sladdet tilbud (se vedlegg 8."retningslinjer for sladding") Vedlegg: 1. Tilbudsbrev - mal 2. Kravspesifikasjon 3. Prisskjema 4. Databehandleravtale 5. Databehandleravtale bilag 6. Ssa-l 7. Ssa-l Bilag 8. Retningslinjer for sladding