Løsning til møteromsbooking

1. 2 Anskaffelsens formål og omfang dio skal anskaffe en SaaS-løsning for møteromsbooking med tilknyttede tjenester og noe utstyr. Formålet med anskaffelsen er en strømlinjeformet måte å administrere møterom og andre fellesrom for møteromsansvarlige, og for brukere å booke rom som skal ha tilgang til ett eller flere av rommene systemet administrerer. Systemet skal tas i bruk i forbindelse med nytt regjeringskvartal, men er ikke begrenset til dette. Også rom i andre bygg kan administreres gjennom samme rombookingsystem. Omfang Anskaffelsen omfatter system for romadministrasjon, tilknyttede tjenester og utstyr. Tjenester kan være bistand til bruk, feilsøking, integrering mot andre systemer (f. Eks. Outlook) m. m. Utstyr dreier seg i første rekke om informasjonsskjermer utenfor det enkelte møterom. Anslått verdi for SaaS-løsning over fire år er 2-6 millioner kroner ekskl. Mva. Dette er ikke et beløpstak eller ramme for avtalen, da det er en løpende avtale som vil inngås for løsningen. Anslått verdi for utstyret er fra kr. 900 000, - til 2 500 000, -. Maksimalt uttak på avtalen er 3 millioner kroner ekskl. Mva. Avtaler Det vil inngås to avtaler: - En avtale på SaaS-løsningen hvor en ssa-l danner utgangspunktet. o Varighet: Avtalen gjelder i 3 (tre) år. Avtalen fornyes deretter automatisk for 1 (ett) år om gangen inntil den sies opp. - En avtale for utstyret som vil være en rammeavtale (ssa-r) med en ssa-k som avropsavtale. o Varighet: Rammeavtalen varer i to år med mulighet for to års (1+1) prolongering, til sammen maksimalt fire år. En leverandør vil tildeles begge avtalene.