Åpen anbudskonkurranse - leie av lokaler til Kundeforum 2014

Direktoratet for økonomistyring (dfØ) skal avholde en todagers konferanse (Kundeforum 2014).
Konferansen skal avholdes i Oslo, på Gardermoen eller alternativt sentralt i Trondheim.
. følgende datoer er aktuelle for gjennomføringen av konferansen:
? Onsdag 10.-torsdag 11. September 2014
? Onsdag 17.-torsdag 18. September 2014
? Onsdag 24.-torsdag 25. September 2014
? Onsdag 1. Oktober-torsdag 2. Oktober 2014
Konferansen skal avholdes i Oslo, på Gardermoen eller alternativt sentralt i Trondheim.
Om lokalet ligger utenfor Oslo sentrum må det være gode kollektivmuligheter fra Oslo sentrum/Gardermoen til lokalet.
Konferanselokalitetene må ha følgende kapasitet:
? Plenumssal med kapasitet til 500 personer i klasseromsoppsett
? En stor sal som rommer 200 personer i klasseromsoppsett
? Tre saler som hver tar 100 personer. må kunne ha oppsett med runde eller rektangulære bord med 6-8 personer per bord
? Restaurantkapasitet til 400 personer til middag på konferansens første dag; lokaliteter for servering av lunsj til 500 personer begge konferansedager
? Plass til stands utenfor plenumsalen med mulighet for 4- 6 stands. Hver stand må ha tilgang til strøm og tv-skjermer med oppkobling til pc
Konferansens varighet:
? Dag 1: 08. 00-22. 00
? Dag 2: 08. 00- 15. 00
Vi trenger:
? Bistand til rigging på dagtid dagen før konferansen starter, eventuelt på kveldstid fra 16. 00 - 20. 00, og nedrigging på konferansens andre dag etter konferanseslutt, ca. Klokken 15. 00 -18. 00. Nok mannskap til rigging av stoler, bord, stands, innsjekking, garderobe med mer må altså være tilgjengelig til dette.
? Garderobe - betjent eller ubetjent - gjennom hele konferansen.
? Profesjonelt utstyr og personel for lyd og bilde tilgjengelig både under rigging før arrangementet og på begge arrangementsdager.
Av bevertning vil vi behøve
? Kaffe/te/vann til pauser, frukt om morgenen
? Snitter/rundstykker tidlig ettermiddag, og etter lunsj
? 2-retters lunsj med kaffe/te/mineralvann til samtlige deltakere (ca. 500) begge konferansedager
? Sittende middag eller stående buffet til om lag 400 deltakere sen ettermiddag/kveld på konferansens første dag
Det kan være behov for overnatting for noen av deltagerne. Disse vil være ansvarlig for å ordne dette selv, men vi vil gjerne ha tilbud på overnatting dersom det er mulig.
Det er også ønskelig med presentasjon av gjennomføring lyd/bilde-drift under konferansen. Vi setter også pris på en beskrivelse av leverandørens miljøprofil.