20_ 0566 Planlegging og gjennomføring av regjeringsbanketter knyttet til internasjonale forskningspriser

En rekke praktiske oppgaver knyttet til planlegging og gjennomføring er felles for de tre arrangementene. Det finnes allerede etablerte opplegg for bankettarbeidet, utarbeidet av Kunden i samråd med Utenriksdepartementet. For alle bankettene er det også faste samarbeidspartnere og leverandører av ulike tjenester knyttet til planlegging og gjennomføring av de enkelte arrangementene (inkl. Institusjonene med ansvar for det faglige arbeidet knyttet til forskningsprisene, representanter for de respektive festlokaler, aktører som står for mat/servering, vakthold, trykkeri, levering av blomster mv.).
De viktigste leverandører og samarbeidspartnere:
Det Norske Videnskaps-Akademi, Universitetet i Bergen/Holbergsekretariatet, Utenriksdepartementet, rådhusforvaltningen Oslo rådhus, Bymuseet i Bergen; diverse restauratører, private og offentlig vakthold, blomsterbutikker, trykkerier.
Konsulenten forventes i hovedtrekk å følge de opplegg som er utarbeidet av Kunden. Skulle Konsulenten likevel ha forslag til alternative metoder, stiller Kunden seg i utgangspunktet åpen for å vurdere endringer og tilpasninger.
Det er regjeringen, normalt representert ved ministeren med ansvar for forskning (evt. En annen statsråd) som er vertskap for bankettene. i tillegg vil representanter fra Kunden være tilstede under arrangementet. Konsulenten vil imidlertid ha fullt ansvar for at alt det praktiske forløper i henhold til fastlagte planer, jf. Pkt a til pkt. k i bilaget.
Det understrekes at de økonomiske rammene som er satt for oppdraget ikke er ment å dekke utgifter knyttet til kjøp av konkrete varer/produkter/innslag som omtales nedenfor (så som leie av lokale, mat/drikke, servering, blomster, porto, trykkeri, honorarer til musikere, vakthold mv.). Oppdraget gjelder kjøp av tjenester knyttet til utføringen av de oppgavene som er skissert i herværende beskrivelse av oppdraget. i kjøp av tjenester ligger utgifter knyttet til anskaffelse av påmeldingssystem og innsjekkingssystem for bankettene. Tjenestene kan etter avtale bestilles gjennom Kunden, men skal dekkes av Konsulenten.
Dersom det blir aktuelt å inngå kontrakter om underleveranser i kontraktsperioden, skal slike kontrakter inngås i medhold av regelverket for offentlige anskaffelser.