2017-22 F Rydding og digitalisering av byggesaksarkiv

Oppdragsgiver innbyr til konkurranse med forhandling vedrørende rydding og digitalisering av eiendomsarkivet.
1. 2. 2 Anskaffelsens verdi og innhold
Arkivet er plassert i hengemapper, bokser og permer i rullearkiv i Molde og Aukra kommunes lokaler. Leverandøren skal ha totalansvaret for oppdraget, dvs. For alle aktiviteter knyttet til gjennomføringen. Den skal også stille med alt nødvendig utstyr for gjennomføring av oppdraget.
Leveransen inneholder rydding, fjerning av duplikater, skanning, systematisering og kategorisering av saker og dokumenter slik at de er søkbare, eventuelle integrasjoner og innsynsløsning.
Byggesak og geodata (Molde kommune)
Arkiv som skal scannes tilsvarer omkring 291 hyllemeter per dags dato. Arkivet er fordelt på Byggesaksarkivet 223 meter, Delingsarkivet 48 meter og statiske beregninger 20 meter, dette er et grovt estimat. Molde kommune er i en pågående prosess med å forberede kommunesammenslåing og det er mulig at noen flere hyllemeter blir tilført Molde kommune sitt arkiv i tiden før scanning.
Plan og utvikling (Molde kommune)
Arkivet består av:
--Landbruksarkiv ca. 20 m, oppbevart i arkivbokser. Sortering på gards- og bruksnummer.
--Eiendsomsarkiv ca. 10-12 m, oppbevart i arkivbokser. Sortering på gards- og bruksnummer. Aukra kommune
Informasjon om Aukra kommune sitt arkiv.
• Delingsarkiv: ca. 50 cm i esker.
• Oppmålingsarkiv: ca. 3 meter i mapper i arkivskuffer (6 skuffer)
• målebrevsoriginaler: ca. 70 cm i permer (11 permer)
• Skylddelinger: ca. 50 cm i permer (7 permer)
Alle er sortert på gårds og bruksnummer.
Leverandøren skal:
--Hente arkivene i Molde og Aukra kommunes lokaler.
--Rydde arkivene.
--Digitalisere og kategorisere arkivene i en form som gjør dem søkbare.
--Pakke og klargjøre arkivene etter krav i arkivloven, og avlevering til depot.
--Som opsjon tilby innsynsløsning enten i form av integrasjon med kommunens sak- arkivsystem eller gjennom eget eller tredjeparts innsynsprogram.