2017-98 - Lagring og flytting av historiske arkiver

Anskaffelsen omfatter som et minimum en pakking av arkivmaterialet i Akershus fylkeskommune sine lokaler i Galleri Oslo, forflytning av arkivmaterialet til arkivlokalet og oppsett av dette arkivmaterialet i egnede lokaler hos leverandør. Det skal også som et minimum inngå en mulighet for å «låne» arkivmaterialet tilbake til Akershus fylkeskommune i etterkant av slik forflytning. Forflytning skal påbegynnes så snart avtale med valgt leverandør er inngått.
Oppdragsgiver har i dag estimert omfanget på arkivet til omlag 1 350 hyllemeter med bevaringsverdige arkiver, av disse er noen hyllemeter bestående av kopibøker og protokoller, mens majoriteten av materialet er i arkivbokser.
Oppdragsgivers behov for å oppbevare historisk materiale er økende. Leverandøren skal være i stand til å ta imot et stadig økende antall hyllemeter. Det er estimert enn potensiell økning av materialet per år på 100-500 hyllemeter. Avtalen vil som minimum gjelde for fylkeskommunen sitt sentrale arkiv, de videregående skolene i fylket, tannhelsetjenesten og øvrige fylkeskommunale virksomheter.
i tillegg vil det være mulig for en utvidelse av avtalen ved å inngi tilbud på en opsjon på en mer permanent depotløsning for fylkeskommunen sitt papirbaserte materiale, se opsjon 1. Oppdragsgiver ønsker også tilbud på opsjoner for å kunne få utført publikumstjenester innenfor avtalen, oppbevaring av back-up av elektroniske arkiver og eventuelle kassasjoner når materialet har nådd en dato hvor kassasjon kan gjennomføres.
Oppdragsgiver ønsker også tilbud på følgende opsjoner:
Opsjon 2 – Mulighet for publikumstjenester
Opsjon 3 – Mulighet for kassasjon av materialet
Opsjon 4 - Transport til arkivdepot
Se forøvrig kravspesifikasjonen.