2021-04 RFI HRM-system for Fjellinjen AS

Fjellinjen as skal anskaffe hrm-system og ønsker å innhente informasjon fra markedet for utarbeidelse av anskaffelsesdokumenter.
Fjellinjen har 30 ansatte og søker et skybasert hrm-system. Leverandørene inviteres til å presentere sine løsninger i uke 10 og 11 og bes om å foreslå ønsket dato gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell for å avtale tidspunkt for presentasjon og dialog.
Fjellinjen as er et regionalt bompengeselskap som med mandat fra staten finansierer fremtidens trafikkløsninger for Oslo-regionen. Det overordnete målet er å kreve inn bompenger effektivt og pålitelig. Pengene går til bedre fremkommelighet for alle trafikanter ved å finansiere kollektivtransport, bilveier, gang- og sykkelstier og byrom.
Systemet skal støtte ledere i oppfølging av ansatte. Systemet skal bidra til å effektivisere hr oppgavene i tillegg til å sikre enhetlig prosesser i virksomheten. Vi søker et skybasertsystem med funksjonalitet helt fra rekruttering via on-boarding, oppfølging under ansettelsesforholdet og helt til off-boarding og avslutning av arbeidsforholdet. Systemet skal behandle personinformasjon på en ansvarlig måte i henhold til lovkrav.
følgende ønskes demonstrert:
- høy brukervennlighet, at systemet er intuitivt og med godt utviklede «help-funksjon» og at systemet kan opereres fra flere flater som desktop, nettbrett og mobil.
- Personaladministrasjon - skalerbart personalregister som holder masterdata om ansatte og ansettelsesforholdet. Systemet skal ha en god rapportgenerator for å hente ut egendefinerte rapporter og statistikk, i tillegg til å eksportere filer til excel og andre systemer. Arkivfunksjon for dokumenter for oppfølging av ansatte, personalfiler og andre hr relaterte oppgaver.
- Ansattportal som gir ansatte og ledere tilgang til egne og egne ansattes data og statuser som oversikt over ferie og fravær m. m. i tillegg til integrerte, søkbare oppslagsverk som personalhåndbok, lederhåndbok. Med nødvendig maler m. m.
- Tid- og fraværsregistrering, med mulighet til å legge inn virksomhetens arbeidstidsordninger. Og med integrasjon/file-overføring til lønnssystem
- Sykefraværsoppfølging, med interaktiv veiviser for å følge opp sykefraværet og integrasjon mot nav og Altinn, for å motta digitale sykemeldinger og sende oppfølgingsplaner.
- Utvikling og Medarbeideroppfølging. Funksjonalitet for medarbeider- og utviklingssamtaler, med maler og arkiv funksjon. Mulighet for kompetanseregistrering, herunder også kurs og sertifikater som skal fornyes, med varsling. Skal kunne få oversikt over registrert kompetanse til strategisk bruk opp mot fremtidig kompetansebehov og virksomhetsplan.
- Oppslagsverk, personalhåndbok, Lederhåndbok, hms-håndbok som oppdateres ved endringer i lovverk, og med mulighet til å legge inn regler og retningslinjer som er virksomhets spesifikke.
- Lederstøtte, hr-faglig support, fag-support for personalledere ved fagartikler, kurs, chat og rådgivning i enkeltsaker.
- hms-modul, for å kunne følge opp at arbeidsmiljøet er forsvarlig. System og sjekklister for oppfølging inklusiv funksjonalitet for arbeidsmiljøundersøkelser og internkontroll.
- Rekruttering, modul for å kunne ta imot og behandle søknader med loggføring av aktiviteter/prosess og med maler for intervjuguide, prosesslogg, bakgrunnssjekk, tilbud m. m.
- Tekniske løsninger: