2021-EØS-Sak/arkiv- og eByggesaksløsning- Kvalifiseringsdel

Sak- og arkivløsningen skal dekke nødvendig funksjonalitet for å drive digitale arbeidsprosesser og oppfølging av disse, herunder administrativ saksbehandling, håndtering og videreformidling av innkommen post gjennom ulike kanaler som e-post og Altinn, håndtering av alle prosesser knyttet til møte- og utvalgsbehandling, journalføring og arkivering i tråd med gjeldende krav og vern om personvern gjennom hele avtaleperioden. Oppdragsgiver ønsker at mest mulig arbeid skal kunne utføres i løsningen, uten behov for manuell oppdatering i andre system/løsninger. Oppdragsgiveren ønsker særlig automatisering av rutinepregede oppgaver som utføres ofte. Sikkerheten i løsningen, inkludert alle integrasjoner, skal være tilstrekkelig til at sensitive opplysninger kan behandles og lagres trygt i løsningen. Kontrakten inkluderer også overføring av den eksisterende arkivbasen og to historiske baser til det nye systemet. Overføringen må skje uten tap av data.
eByggesak skal brukes til å sikre effektiv byggesaksbehandling. Systemet må være funksjonelt, brukervennlig og intuitivt. Sikkerheten i systemet, inkludert alle integrasjoner, skal være tilstrekkelig til at sensitive opplysninger kan behandles og lagres trygt i systemet.
løsningene skal være funksjonele og brukervennlige, med størst mulig grad av automatiserte prosesser. Dette inkluderer intuitiv utforming, færrest mulig klikk, muligheter for hver saksbehandler til å tilpasse systemets funksjoner, mulighet til å bruke hurtigtaster og arbeide uten mus, og responsivt design. Systemene skal oppfylle de kravene til integrasjon mot nasjonale felleskomponenter som går fram av avtaledokumentene. Integrasjoner skal settes opp basert på eksisterende geointegrasjonsstandard, og settes opp med mulighet for dataflyt både til og fra systemene dersom det er nødvendig for å oppfylle kravet om funksjonalitet.
En tjenestekatalog over andre tilknyttede utvidelser enn de som er spesifikt nevnt i konkurransedokumentene, kan legges ved tilbudet.
Opsjoner
Avtalen for sak- og arkivsystem inneholder en opsjon på at leverandøren skal kopiere aktive saksmapper fra produksjonsbasen i det eksisterende systemet til det nye systemet, og en opsjon på overføring av andre data, for eksempel arkivstruktur, brukere, politikere, organisasjonsstuktur og maler.
Kontrakten inkluderer individualisert lisens til sladdefunksjon for minimum ti brukere. Kunden kan velge å kjøpe flere individualiserte lisenser. i tillegg har kunden opsjon på kjøp av ikke-individualiserte lisenser for sladdefunksjon for inntil fem samtidige brukere. Leverandøren kan velge å tilby flere ikke-individualiserte lisenser.
Leverandøren kan tilby en opsjon på en skjemaløsning i stedet for kf More, som kunden benytter på avtaletidspunktet. Kostnaden for denne opsjonen vil ikke bli tatt med i evalueringen.
Opsjonene skal prises i prisskjemaet.
Opsjonsmuligheter
Oppdragsgiver inkluderer følgende opsjonsmuligheter i kontrakten for eByggesak:
skjemaløsning
rpa-løsning
ePlansak
andre saksbehandlingsutvidelser
Leverandørene kan selv velge om de vil levere tilbud på disse opsjonsmulighetene, men vil bli bundet av sitt tilbud dersom de gjør det. Opsjonsmulighetene skal ikke prises. Leverandører som ønsker å gi tilbud på opsjonsmulighetene, skal føre inn opsjonsmulighetene de ønsker å tilby i bilag 2 Leverandørens beskrivelse av tjenesten
Dersom oppdragsgiver velger å løse inn en opsjon, skal det forhandles om løsning og pris, alternativt vil oppdragsgiver sende forespørsel til andre leverandører/gjennomføre konkurranse.