Anskaffelse av beredskapshotell

Formålet med anskaffelsen er å ivareta kommunens behov og ansvar i situasjoner der det er behov for å iverksette beredskapshotell.
Oslo kommunen har behov for å inngå to avtaler, en innenfor ring 2 og en utenfor ring 2.
Delkontrakt 1: innenfor ring 2
Delkontrakt 2: utenfor ring 2
1. 1 Konferanse- og ankomstlokaliteter
Leverandøren må ha lokaliteter som sammenlagt må kunne ta minimum 1000 personer.
Dette skal inkludere:
• To helt adskilte ankomst- og registreringssoner. Dette kan være
innad i en bygning eller i to bygninger i umiddelbar nærhet til hverandre.
• 2 Oppholdsrom/soner som kan ta inntil 900 personer til sammen, hvor berørte kan oppholde seg over tid, motta informasjon muntlig og via skjerm, samt tilgang til toalett, mat og drikke.
• Rom for ledelse og administrasjon (stabsrom til ca. 50 personer), med nødvendige tekniske løsninger.
• 6 møterom for 10-20 personer.
• 5 møterom for 4-8 personer.
• Avlastningsrom/sone til støttepersonell (inntil 50 personer) med tilgang til mat og drikke. Kan være restaurant/kantine etc.
• Ved opprettelse av karantenehotell må det være mulig å holde personer i karantene eller isolasjon helt atskilt fra ordinære gjester. Det vil si at de ikke deler fellesområder eller inngang/resepsjon.
1. 2 Beboerrom
• Leverandøren må kunne stille med 200 beboerrom på 12 timers varsel.
• 5 av rommene må ha universell tilnærming.
• Rom skal bestå av minimum eget bad med dusjmulighet og soveplass.
• Leverandør må ha mulighet for å huse familier, enten ved bruk av store rom, eller rom som kan åpne imellom.
• Rommene må være utstyrt med:
o tv på rom – som er koblet opp mot informasjonssystem.
1. 3 Tilgjengelighet og responstid
Leverandøren må har personell, samt tilrettelegge lokalene slik at beredskapshotell kan opprettes umiddelbart døgnet rundt, tolv måneder i året, inkludert alle ferier og høytider.
Det vil si at:
• Foajè/hall og minimum 1 ansatt må være tilgjengelig til å ta imot personer omgående. Denne må kunne ta imot berørte ved ankomst fram til kommunen/politiet ankommer. Dette gjelder også i ferier og høytider.
• Store konferanserom, og møterom for ledelse og administrasjon tilgjengelig innen 30 minutter.
• Alle møterom som inngår i planverket skal være tilgjengelige innen to timer etter opprettelse av beredskapshotell.
• Beboerrom skal være klare innen 12 timer.
1. 4 Generelle krav
• Leverandøren må ha tilgang til minimum 25 parkeringsplasser, enten som egne plasser eller gjennom avtale med private aktører
• Leverandøren må ha eget sikkerhetspersonell eller egne avtaler med vektertjenester, som kan iverksettes på kort varsel.
• Leverandøren må tilby bevertning. Dette kan også innebære også servering på rom.
• Leverandøren må ha gode rutiner for smittevern, og følge til enhver tid myndighetenes føringer for den type drift som er på hotellet. Kommunen skal bistå med smittevernkompetanse ved behov.
• Fri tilgang til lokalitetene i forbindelse med kurs og beredskapsøvelser. En hel dag hvert år skal inngå i grunnprisen. Bevertning faktureres i tillegg. Øvelser og kurs legges i tidsrom der hotellet har ledig kapasitet.