Anskaffelse av nytt turnussystem Veiledning

Bufetat planlegger å anskaffe et moderne turnussystem med selvbetjeningsfunksjonalitet. Systemet skal understøtte hverdagen (arbeidsprosessene) til alle involverte i turnusarbeid i etaten.
Formålet med å anskaffe et nytt turnussystem for Bufetat er å ha et system som understøtter at etatens turnuser er i henhold til lover og regler, er effektive, økonomiske, og av høy kvalitet både for den enkelte institusjon og for etaten som helhet. lønn for turnusansatte skal være korrekt.
For fast ansatte i turnus ønsker Bufetat en brukervennlig selvbetjeningsløsning som gjør det enkelt for den ansatte å registrere eget fravær, ekstravakter og eventuell overtid, på pc, nettbrett eller smarttelefon. Ansatte skal kunne følge med på vaktplanen, se hvem man skal jobbe sammen med, søke om flytting/bytting av vakt og se ekstratimer og tillegg som er opparbeidet. Ansatte skal kunne få en god oversikt over fritidsregnskapet sitt.
Tilkallingsvakter/ timebetalte ønsker Bufetat skal kunne ha de samme mulighetene som er beskrevet over. i tillegg ser Bufetat for seg at disse skal kunne få tilbud om ekstravakter på smarttelefon eller liknende, som man på en enkel måte melder sin interesse for, eller avslår.
Bufetat ønsker at leder på en institusjon skal ha et brukervennlig planleggings- og analyseverktøy som gir mulighet for å utarbeide kostnadseffektive og «gode» turnuser for de ansatte. Det bør være mulig å dokumentere all faglig kompetanse og benytte denne i bemanningsplanleggingen og i rapportering til regionledelsen, Bufdir og Barne- og likestillingsdepartementet. Bufetat ønsker at et nytt turnussystem vil gi et bedre verktøy for prognoseutarbeidelse, rapportering og budsjettoppfølging. Ved behov for innleie bør leder enkelt få oversikt over tilgjengelige tilkallingsvakter/ansatte i deltidsstillinger med riktig kompetanse, som ikke genererer overtid. Det bør være en enkel løsning via smartphone for å «utlyse» ledige vakter på institusjonen som medarbeiderne kan respondere på blant annet.
Bufetat ønsker en skriftlig redegjørelse på hvilken erfaring leverandør har med bruk av statlig regelverk relatert til arbeidstidsbestemmelser, om dette er implementert i turnussystemet og hvor mange statlige virksomheter leverandører har i sin kundemasse, samt antall ansatte i disse virksomhetene som går i turnus. Det er også ønskelig og få vite om andre offentlige virksomheter som benytter turnussystemet. Bufetat ønsker også en beskrivelse av turnussystemet funksjonalitet og hva som planlegges av ny funksjonalitet. i tillegg er det ønskelig å vite hvilke hr-systemer som turnussystemet støtter/er integrert mot. Tips for å få til en god implementering, og opplæring, i organisasjonen er ønskelig. Besvarelsen skal være på maksimalt 6 A4-sider.