Anskaffelse av rammeavtale - Eventtjenester for arrangementer - Med delkontrakter

Leverandør av tjenesten bør kunne bistå Digdir på følgende punkter:
Planlegge, produsere og gjennomføre større arrangementer og/eller konferanser i Digdirs lokaler, på ekstern lokasjon, på digitale flater eller som en kombinasjon av disse. Herunder planlegging, produksjon og gjennomføring av internasjonal(e) arrangement / konferanse(r), med norsk eller engelsk som arbeidsspråk.»
Innhenting av priser på hotell og/eller konferansested, og etter avtale med Digdir inngå avtaler.
Bistå Digdir i valg av sted for eventuell bevertning/middag, med ansvar for planlegging og gjennomføring av denne, inkludert evt kulturinnslag etc.
Innhenting av tilbud/priser hos leverandører av andre relevante tjenester, og etter avtale med Digdir inngå avtaler, så som: Spesifisere behov og innhente tilbud på underleveranser som lyd og lys, teknikk, transport og rigg, påmeldingsløsninger, andre digitale plattformer/ løsninger, kulturinnslag, etc.
Etter avtale benytte/legge til grunn Digidirs øvrige rammeavtaler der disse finnes og der det er hensiktsmessig.
Innhente tilbud og håndtere avtaler med programleder(e) /ordstyrer(e)/ konferansier i samarbeid med Digdir.
Ivareta koordineringen med valgt møteleder, herunder utarbeide formuleringer og overganger mellom innledere, og ev bruk av bilder/foiler.
Samarbeide med Digdir og programleder(e) om regi, dramaturgi og visuelle virkemidler. (f. Eks. Foreslå kunstneriske innslag, foredragsholdere og annet som hever deltakeropplevelsen og kvaliteten på arrangementet/konferansen).
Etter avtale med Digdir utarbeide musikk og bilder som f. Eks. Kan følge foredragsholdere opp og ned på scenen: Herunder gjøre seg kjent med og tilrettelegge for bruk av Digdirs profil og/eller elementer tilpasset denne.
Etter avtale med Digdir ha ansvar for fremdriftsplaner, gjennomføringsplaner, rigging og gjennomføring av det enkelte arrangement (medvirkende, underleverandører, kontakt med møtested / hotell).
Koordinere fremdrift og gjennomføring i forhold til underleverandører på teknikk (lyd/lys), strømmetjenester og eventuelt andre underleverandører som blir benyttet under arrangementet (som f. Eks. Kulturelle innslag, film, bruk av digitale plattformer, etc).
Utarbeidelse av retningslinjer for presentasjoner til det enkelte arrangement i samarbeid med Digdir og i tråd med Digdirs profilveileder.
Veilede og trygge innledere i forkant av arrangement: Gjennomføre generalprøver og/eller forberedelsesmøter.
Etter avtale bistå Digdir med planlegging for, og håndtering av, eventuelle sponsorer og/eller samarbeidspartnere til et arrangement.
Etter avtale bistå Digdir med markedsføring av arrangementet, valg av kanaler og metoder (nyhetsbrev, sosiale medier eller annet)
Prosjektledelse av alle faser i et arrangement
Sikre god dokumentasjon fra start til mål i alle faser av arrangementene