Anskaffelse av utskrift-, skanning- og kopieringstjenester - Med delkontrakter

Bærum kommune, v/DigIT, heretter kalt oppdragsgiver, inviterer til å gi tilbud i trinn 2 i forbindelse med inngåelse av kontrakt for kjøp av Print, skann og kopi som en tjeneste til bærum kommune.
Dagens driftskonsept for kjøp og vedlikehold av maskinpark i bærum kommune skal erstattes med et ny nytt driftskonsept der kommunen skal inngå avtale med leverandør av print-, skann- og kopimaskiner. Formålet med ny anskaffelse er å anskaffe Print, skann og kopi som en tjeneste (Paas) for alle virksomheter og bygg hvor bærum kommune er ansvarlig for dette. Dagens maskinpark eies av kommunen og supporteres delvis av bærum kommune og ekstern leverandør. Det er nå ønskelig å foreta en trinnvis utskiftning av driftsmodell til Paas, hvilket innebærer at ny leverandør også må kunne tilby support av dagens maskiner
Dagens tjeneste inneholder grovt sett 3 elementer:
- Tjenesteforvaltning
- Sentral administrasjon av utskrifter, kopiering og scanning.
i dette inngår arbeidsprosesser, systemer/lisenser (Follow-me/PaperCut), servere og tilhørende driftsoppgaver
- Anskaffelse, drift og vedlikehold av ca. 650 enheter plassert i en rekke lokasjoner i kommunen. i det videre kalles dette for distribuert psk-utstyr.
Det foreslåtte prosjektet skal sikre at kommunes sluttbrukere har tilgang til nødvendig utskrift, kopiering og skanning i årene fremover. i året 2018 ble det produsert ca. 20M sider i kommunens psk-utstyr.
Kommunen har et ønske om å begrense utskrift og kopiering. Det er gjort en rekke tiltak i ulike prosjekter for å få til dette. For eksempel har prosjektet «Digitalt utstyr», lagt opp til to skjermer per arbeidsplass for å begrense utskrift og løsning for sikker utskrift er implementert for alle maskiner. For øvrig jobbes det med «Digitalisering» på mange områder, hvor en indirekte konsekvens er redusert utskrift.
Et av målene i bærum kommune sin Digitaliseringsstrategi «ett bærum - digitalt førstevalg» sier følgende: bærum kommunes ansatte skal ved tjenstlig behov ha enkel og sikker tilgang til innbygger-/bedriftsopplysninger for effektiv støtte i sin oppgaveløsning. målet er at dette skal løses gjennom god digital støtte i tjenesteproduksjonen. Foreløpig er det derimot behov for å benytte papir i enkelte sammenhenger for å sikre denne støtten på en god måte. Kommunen har derfor et behov for å kunne tilpasse utstyrsparken iht. Endrede behov i årene som kommer.