Anskaffelse sak- arkivsystem

Anskaffelse av sak- arkivsystem for Kirkelig fellesråd i Trondheim (KFiT). KFiT er utviklingsorientert og jobber kontinuerlig med effektivisering og forbedringer. Dette stiller nye krav til støttefunksjoner og systemer. Det er derfor etablert et prosjekt for å finne det system og den leverandør / partner som best dekker organisasjonens behov på sak- arkivområdet.
KFiT ser betydelige gevinster ved å forbedre systemstøtten, herunder:
? Effektivisering, spare tid og ressurser
? Gi mulighet for oppfølging, kontroll og måling
? Miljøhensyn, spare miljøet for papir og forsendelse av dokumenter, mindre CO2-utslipp, og redusert mengde papiravfall.
Sak- arkivsystemet skal være minimum midlertidig godkjent av Riksarkivet som et komplett Noark 5-system. Systemet skal i størst mulig grad oppfylle de obligatoriske kravene under Noark 5 indre og ytre kjerne. Systemet skal i størst mulig grad ivareta fullelektonisk arkivering og kunne tilgjengeliggjøres via webgrensesnitt.
Systemet må kunne håndtere fler arkivenheter.
Kirkelig fellesråd jobber med tilrettegging for felles post- arkivfunksjon for fellesråd (1), menighetsråd (20), sokneprest (20) og prost (4). Tilsammen 45 arkivenheter.
Tilsammen er det beregnet ca. 130-150 brukere av systemet med ulike roller (arkivtjeneste, ledere, saksbehandlere).
KFiT forventer å ha ca. 12 000 journalposter i året i de kommende årene. Dette innebefatter alle arkivenhetene.
Systemet må kunne håndtere fler arkivenheter - totalt 45 enheter.
Kirkelig fellesråd jobber med tilrettegging for felles post- arkivfunksjon for fellesråd (1), menighetsråd (20), sokneprest (20) og prost (4). Tilsammen 45 arkivenheter. Tilsammen er det beregnet ca. 130-150 brukere av systemet med ulike roller (arkivtjeneste, ledere, saksbehandlere).
KFiT forventer å ha ca. 12. 000 journalposter i året. Dette innbefatter alle arkivenheter.