Behovsvurdering ifm evt relokalisering til nye kontorlokaler

Sivilombudsmannen ønsker tilbud på konsulentbistand for å forestå en behovsvurdering ifm mulig relokalisering til nye kontorlokaler.
Sivilombudsmannen undersøker klager på offentlig forvaltning om urett og feil som måtte være gjort mot borgerne. Sivilombudsmannen har om lag 50 ansatte (46 årsverk) og holder i dag til i svært sentrale lokaler i Akersgata 8.
Grunnet sannsynlig økning i virksomheten i 2013 med 3-6 medarbeidere, og fordi eksisterende lokaler ikke er helt hensiktsmessige, vurderer vi å se oss om etter nye kontorlokaler. Det er mulig at det kan bli ledig noe tilleggslokaler i en annen del av bygget i tillegg til det vi i dag disponerer, slik at det fortsatt kan være et alternativ å bli på nåværende adresse.
Kapasiteten i kontorlokalene er p. t. Relativt fullt utnyttet. i tillegg er kontorene spredt på 5 etasjer med bare delvis innvendige trapper, slik at det ikke ligger rette for optimal kommunikasjon i virksomheten. møteromskapasiteten er trolig ikke helt tilpasset de behov vi har. Tilgjengelighet for personer med ulike funksjonsnedsettelser er begrenset, og publikumsmottak/resepsjon er ikke optimal bl. a. Med tanke på sikkerhetsmessige utfordringer.
Kontorlokalene er i dag i byggets 5-9 etasje, med totalt ca 1500 kvm. 5-7 etasje er forbundet med innvendige trapper, mens 8 og 9 etasje har separat inngang fra hovedtrapp. Alle ansatte har cellekontor. i tillegg er det resepsjon, arkiv, spiserom, fire møterom med plass til ca 10, samt bibliotekområde.
Sivilombudsmannen søker bistand for å vurdere behov for ulike kontorer, møterom og andre fellesarealer. Vurderingen skal kunne danne grunnlag for en eventuell kravspesifikasjon dersom det blir aktuelt å flytte, eller mulighetsvurdering for utnyttelse og tilpasning av eksisterende lokaler dersom det blir aktuelt å bli.
Oppdraget omfatter ikke et eventuelt søk etter nye lokaler. Skulle det bli aktuelt å flytte, vil et oppdrag om bistand til søk etter nye lokaler eventuelt lyses ut med egen anbudsforespørsel.
Overordnet beskrevet inngår følgende elementer i oppdraget:
- Vurdering og anbefaling av kontorbehov, møteromskapasitet og fellesarealer. Vurderingen skal kunne danne grunnlag for en eventuell kravspesifikasjon dersom det blir aktuelt å flytte, eller mulighetsvurdering for utnyttelse og tilpasning av lokalene dersom det blir aktuelt å bli i eksisterende lokaler.
- Gjennomføre prosess med tillitsvalgte og evt. Andre ansattrepresentant(er) for å komme fram til en vurdering/anbefaling.
- Overordnet vurdering av markedsforhold for kontorlokaler i Oslo sentrum.
- Anbefaling om hvordan prosessen med eventuelt å skaffe nye kontorlokaler bør legges opp.
Antatt omfang på oppdraget er mellom kr 50 000 og 100 000.
Leverandøren skal være klar til oppstart av oppdraget umiddelbart etter kontraktsinngåelse.