Bergen International Summit 2021

Bergen kommune ved Fagavdeling for kunst og kulturutvikling, har i år ansvaret for å planlegge og gjennomføre Bergen International Summit 2021. Arrangementet er et samarbeid mellom Bergen kommune, Festspillene i Bergen og Universitetet i Bergen.
på dette internasjonale toppmøtet skal tema som kreativitet som næring, kreativ økonomi, teknologisk utvikling og innovasjonskraft i kunst og kulturlivet, gründervirksomhet og feltets potensiale til å skape ny sysselsetting og bidra som en sentral brikke i byutvikling, diskuteres.
Ledende politikere, ambassadører, forskere, forfattere og næringslivspersoner vil delta ved fysisk tilstedeværelse eller digitalt inn i møtet som deltakere og publikum.
Toppmøtet skal avholdes før den offisielle åpningen av Festspillene, den 26. Mai kl. 10 -12. møtested er Peer Gynt salen i Grieghallen, som er reservert for anledningen. Se bekrivelse av lokasjonen her: (info fjernet)
Generelt
Oppdraget gjelder produksjon av en hybrid løsning for møtet. Det vil være opp til 100 tilstedeværende publikum i salen. i tillegg skal møtet sendes digitalt med lyd og bilde, som en flerkameraproduksjon med minimum tre kamera. Innlegg, innspill og diskusjoner i møtet vil skje ved tilstedeværende bidragsytere, i tillegg til deltakere som deltar digitalt inn i møtet fra andre steder. Det må også tilrettelegges for et musikalsk soloinnslag på scenen.
Om oppdraget
Bergen kommune søker en leverandør som kan ha ansvar for teknisk produksjon/digital sending og tilrettelegging for publikum og deltakere i møtet, samt ivaretakelse av disse hva angår faste sitteplasser, øvrig veiledning om bruk av lokalet, enkel bevertning (kaffe/te/mineralvann + noe mat til møtets bidragsytere). Leverandør står for produksjon av teknisk kjøreplan, praktisk tilrettelegging av salen, og teknisk tilrettelegging og gjennomføring. Programmering og forkontakt med innledere gjøres av kommunen. Alle valg av løsninger gjøres i samarbeid med kommunen ved Fagavdeling for kunst og kulturutvikling.
Budsjett
Oppdragsgiver ønsker at leverandør foreslår en løsning hvor øvrige krav i konkurransegrunnlaget er ivaretatt, og beregner tid som må avsettes til produksjon, teknikk og øvrig bemanning. Tilbyder bes foreslå en fullstendig ramme for gjennomføring av direktesending av møtet og håndtering av publikum, hvor alle krav i oppdragsbeskrivelsen ivaretas, og hvor det kommer tydelig frem hvilke midler som går til avlønning og hva som er budsjettert til bruk på av-utstyr, rekvisitter, og øvrige utgifter. Budsjett må stå forholdsmessig til løsning som foreslås.
Om det digitale og tekniske
- Leverandør må ordne nødvendig av-utstyr for en flerkameraproduksjon (minimum tre kamera) med lyd og bilde.
- Det er ønskelig at eventuell grafikk kan vises i den digitale strømmen og til de tilstedeværende publikum.
- Det må tilrettelegges for at levende musikk kan spilles som direkte innslag på møtet. Om dette gjøres ved at det ordnes for egen «sone» på sceneområde, eller om det finnes andre gode løsninger, kan leverandør foreslå i løsningsbeskrivelsen.
- Det må tilrettelegges for at flere snakker samtidig, da det vil være samtaler mellom flere samtidig på enkelte av programpostene.
- Leverandør lager teknisk kjøreplan i samarbeid med Fagavdelingen. Fagavdelingen har nødvendig informasjon om de ulike programpostene og markeringspunkter.
- Vignett er ikke nødvendig, men supring er ønskelig, samt enkel grafikk som viser ansvarshavere og en form for nedtelling til start.
- Leverandør må ordne (eventuelt redigert) opptak som kan publiseres etter møtet.
Smittevern:
- Det er viktig at de gjeldende smittevernreglene til enhver tid kan overholdes, og at det tilrettelegges for eventuell avskjerming mellom samtidige deltakere i diskusjon, og tilrettelegging for at anbefalte avstandskrav til enhver tid kan overholdes. Det er viktig at innledere kan plasseres med minimum 1 meter avstand, og med minimum 2 meter avstand fra teknisk personale.
- Det tekniske utstyret bør desinfiseres dersom flere skal være i direkte kontakt med samme utstyr.
- Det må gjøres en risikoanalyse i forkant av møtet, hvor løsninger på ulike risikofaktorer presenteres.
- Leverandør må ha tilstedeværende personale som passer på at publikum anvises til faste sitteplasser og at all trafikk inn og ut av lokalet foregår på en smittevernfaglig god måte.
- Det må tilgjengeliggjøres antibakterielle midler for publikum og øvrige deltakere, og munnbind for de som skulle ha behov.
- Leverandør må sørge for at innledere kan opprettholde nødvendig avstand backstage/på oppholdsrom.
- Andre behov
- Leverandør må ordne slik at det kan bli tilrettelagt for enkel bevertning for innledere og publikum, som kaffe, te og kald drikke. Mat til innledere gjort tilgjengelig backstage, hvorav noe av maten er vegetarisk og vegansk.
- Vi ønsker at det foreslås en kunstnerisk ramme, eller layout, som passer tematikkens dybde og kunstneriske profil.
- Det settes pris på om leverandør velger lokale leverandører og bærekraftige løsninger der hvor det er (info fjernet) vil være opp til flere ansatte fra kommunen til stede før og under møtet som bistår leverandør/produsent med tilrettelegging for møtets deltakere, og oppfølging av kjøreplan og annet (inspisient/programansvarlig).
Tidsramme
møtet varer fra 10: 00 - 12: 00. Leverandør må sørge for nødvendig tilrettelegging før- og nødvendig opprydding etter møtet.
Krav til oppholdsrom/backstage/garderobe
Det kommer flere innledere. Disse må ha mulighet til å følge møtet også når de ikke er direkte med, også om de ikke befinner seg i salen. Det må derfor tilrettelegges backstage for at de skal kunne følge møtet, med oppsatte skjermer som viser møtet, og informasjon om oppkobling til internett. Det må tilrettelegges for at enkelte av innlederne får mulighet til private omgivelser for eventuell omkledning, ro og diverse. Tilgang på vann/kaffe/te, noe og spise (hvorav veganske og vegetariske alternativer er ivaretatt) og toalett.
Rekvisitter
Klargjøring av bord og stoler på oppholdsrom/backstage og i salen. Samtaler eller debatter kan for eksempel gjennomføres i uavhengige stoler rundt et bord, ved panelbord eller lignende.
Metode
Vi ønsker innledningsvis en kort men utfyllende biografi/cv om tilbyder, hvem tilbyder er og andre prosjekter tilbyder har jobbet med. Eksempler fra referanseprosjekter er ønskelig.
Arbeidsform
Tilbyder bes foreslå en fullstendig ramme for gjennomføring av direktesending av møtet. Det må komme tydelig frem hvilke midler som går til avlønning og hva som er budsjettert til bruk på øvrige utgifter.
Annet
Dette er et internasjonalt møte og noe kommunikasjon vil foregå på engelsk mellom leverandør/personale og deltakere.