Deponering / Avlevering av administrativt arkiv til Arkivverket for Statistisk sentralbyrå

Oppdragsgiver ønsker bistand med å få deponert/avlevert to perioder av sitt historiske, administrative arkiv. Den valgte leverandøren skal ha totalansvaret for oppdraget. Leverandøren skal også stille med alt nødvendig utstyr for gjennomføring av digitaliseringen. Oppdragsgiver ønsker oppstart så raskt som mulig etter kontraktsinngåelse. Oppdraget skal ferdigstilles etter nærmere avtale. Leverandøren står selv ansvarlig for å vurdere arkivets omfang. Periodene er 1989 - 1998, og 1999 - 2008. 1989-1988 er 31 hyllemeter. 1999 -2008 er 67 hyllemeter. Denne perioden er den som skal skannes. Perioden 1989 - 1998 skal avleveres på papir. Ordning og avlevering på papir er ikke en del av dette oppdraget. Det skal lages et uttrekk av denne databasen. Perioden 1999 - 2008 skal digitaliseres (mediekonverteres). Perioden har parallelt papirarkiv. Personalmapper på papir er ikke del av dette papirarkivet. Databasen inneholder også digitale personalmapper for ansatte. Disse ble i sin helhet kopiert over til neste arkivperiode ved årsskiftet 2008/2009. Personalmapper med tilhørende metadata skal derfor ikke følge med i det uttrekket som lages. Sakene er ordnet i arkivbokser i A4. Det kan unntaksvis finnes avvikende format i de samme boksene. Store saker kan ha dokumenter i mer enn 1 omslag. Det er få av disse. Det er brukt stifter for å holde dokumenter til samme journalpost sammen. Eventuelle journalutskrifter og kopibøker skal ikke digitaliseres(mediekonverteres). Oppdragsgiver ønsker også å gi egne ansatte lett tilgang til søk etter og visning av metadata fra de to periodene som skal deponeres/avleveres. Samt fremhenting av dokumenter for den perioden hvor det er digitaliserte dokumenter i databasen.