Dialogmøter - intern samhandlingsplattform og kvalitetsportal

Målet vårt er å profesjonalisere og forenkle vår kommunikasjon og samhandling på tvers i organisasjonen, sikre god informasjonsflyt og betryggende kontroll gjennom et brukervennlig kvalitetssystem.
En kommunikasjons - og samhandlingsplattform skal øke fleksibiliteten vår og gi oss nye måter å hente informasjon, dele informasjon, kommunisere, samhandle på tvers, øke kvaliteten på egne arbeidsmåter - og dermed også tjenestene våre.
Nye måter å samhandle og kommunisere på er også et organisasjons - og kulturendringsprosjekt for Horten kommune.
Horten kommune er åpen for selvstendige tilbud på intern kommunikasjonsplattform og kvalitetssystem/portal. En leverandør må altså ikke levere begge deler for å være aktuell i konkurransen, men integrasjoner mellom systemer vil være ønskelig.
Viktige prinsipper for en intern kommunikasjonplattform/kvalitetsportal i Horten kommune:
1. Alle ansatte skal enkelt finne vei til relevant informasjon både statisk og relevante nyheter, dokumenter, skjemaer og rutiner. søkefunksjonen bør med fordel kunne søke i intern plattform og kvalitetsportal på samme tid. søkefunksjonen må søke i hele tekstfiler.
2. Overgang fra enveiskommunikasjon til dialog og samhandling og flere eiere av nyhetsformidling.
3. målrettet informasjon til ansatte som tilhører ulike enheter/kommunalområder/arbeidsgrupper. Informasjon fra fagområder. Nyheter som en ansatt kan abonnere på og blir «tvunget» til å få i sin nyhetsfeed.
4. Kvalitetsportal med styringsdokumenter, rutiner, prosdyrer og retningslinjer som skal være søkbar og enkel å finne frem i gjerne med med integrasjon mot Websak slik at dokumentene blir oppdatert ett sted. Kvalitetsportalen kan med fordel også inneholde avvikssystem. Kvalitetsportalen må ha et intuitivt og enkelt oppsett som et dokumentbibliotek der vårt eget design kan implementeres. Alle skal få varsler om dokumenter de er ansvarlig for og som må oppdateres, og varsler om nylig oppdaterte dokumenter den enkelte må lese/oppdatere seg selv på.
5. Begge plattform/portalene må enkelt kunne settes opp med Horten kommunes grafiske profil.
Horten kommune ønsker å gjennomføre en-til-en møter med interesserte leverandører 22 og 13 juni. møtene vil avholdes i Horten rådhus. Leverandørene viser interesse ved å sende en melding i Mercell innen 3. Juni kl 1200. Kommunen setter opp endelig møteplan og agenda og sender leverandørene senest innen onsdag 5 juni.
Oppdagsgiver forbeholder seg retten til kun å invitere de leverandører som ansees relevante for oppdraget