Digital ledersamling "Del en historie"

Bergen kommune skal arrangere et digitalt lederseminar onsdag 9. Juni fra kl. 12. 00-14. 00, som avvikles gjennom kommunikasjonsverktøyet Teams. målgruppen er 80 ledere i Bergen kommune. Med pandemien som bakteppe, er tematikken for ledersamlingen å dele erfaringer, opplevelser og prosjekter de ulike avdelingene i kommunen har vært mest stolt av i løpet av et krevende og annerledes år.
Formatet er todelt:
1) En lavterskel, live studioproduksjon med varighet på 2 timer. Programmet starter med en innledning fra studio, og innholdet består hovedsakelig av preproduserte innslag. En kommunal ordstyrer/programvert kommuniserer overganger og introduksjoner til ulike filmklipp. Livestudio- sendingen skal være særdeles enkel, og kan løses som enkameraproduksjon.
2) Preproduserte filminnslag av ulik varighet og innhold, men i korte format på ca 2-7 minutter. Noen av innslagene må filmes og redigeres. Andre plukkes ut fra allerede eksisterende filmopptak, men må redigeres.
Seminaret er et internt arrangement, og live-avviklingen skal ikke distribueres til andre enn målgruppen. Det preproduserte filmmaterialet kan eventuelt benyttes ved senere anledninger.
Generelt
Oppdraget gjelder filming og redigering av preproduserte filmklipp/filminnslag, samt avvikling av et digitalt seminar onsdag 9. Juni fra kl. 12. 00-14. 00. på Teams. Seminaret skal ledes live av programledelse som består av kommunaldirektørene fra egnet lokasjon, som enkameraproduksjon.
Om oppdraget
Bergen kommune ved Byrådsavdeling for kultur, mangfold og likestilling ønsker å motta tilbud fra en videojournalist/filmskaper/audiovisuell produsent. Leverandør kan være selvstendig frilanser eller et audiovisuelt produksjonsselskap som kan
1)gjøre en utvelgelse av de beste historiene, finne de interessante audiovisuelle vinklingene og produsere filminnslagene (korte format). i tillegg redigere innslagene som kommunen allerede har filmmateriale på.
2) være teknisk avvikler for live- produksjon fra studio under selve seminaret 9. Juni. Betjene enkamera, og ha et overordnet produksjonsansvar for avvikling av alle filminnslagene med overganger til studio. Inklusiv i forarbeidet: Legge et godt dramaturgisk løp/kjøreplan som sikrer smidige overganger mellom studio, evt til ledere som skal presentere enkeltinnslag fra sin pc, og til filminnslagene. sørge for musikalitet i rekkefølgen av innslagene. Leverandøren som får oppdraget skal ha ansvar for produksjon av teknisk kjøreplan, praktisk tilrettelegging av lokasjon, teknisk tilrettelegging. Programmering og forkontakt med innledere gjøres av kommunen. Alle valg av løsninger gjøres i samarbeid med kommunens arbeidsgruppe for seminaret.
Budsjett
Oppdragsgiver ønsker at leverandør foreslår en løsning hvor øvrige krav i konkurransegrunnlaget er ivaretatt. Leverandør vet best hvor mye tid som må avsettes til produksjon, teknikk og øvrig bemanning. Tilbyder bes foreslå en fullstendig ramme for gjennomføring av direktesending av seminaret, og produksjon av filminnslagene hvor alle krav i oppdragsbeskrivelsen ivaretas, og hvor det kommer tydelig frem hvilke midler som går til avlønning og hva som er budsjettert til bruk på lokasjon, teknisk utstyr, rekvisitter, og øvrige utgifter. Budsjett må stå forholdsmessig til løsning som foreslås, og vil bli vurdert helhetlig som en del av løsningsbeskrivelsen. Kommunen kommer ikke til å vurdere foreslåtte løsninger som overskrider en øvre budsjettramme på 250 000, - (eks. Moms).
Om det digitale og tekniske
- Leverandør må stille med studio/foreslå lokasjon, med internettilkobling for innleder/programvert, og nødvendig av-utstyr for en enkameraproduksjon med lyd og bilde.
- Det er ønskelig at eventuell grafikk kan vises i den digitale strømmen.
- Leverandør lager teknisk kjøreplan i samarbeid med arbeidsgruppen for seminaret.
- Supring er ikke nødvendig i løsningen, men en for nedtelling til digital sending er ønskelig, samt evt. Tekstplakater/krediteringer.
- Filminnslagene må tekstes.
Smittevern:
Produksjonen må følge gjeldende smittevernregler.
Andre behov
Det settes pris på om leverandør velger lokale leverandører og bærekraftige løsninger.
Tidsramme
Seminaret varer fra 12. 00- 14. 00. Leverandør må sørge for nødvendig tilrettelegging før- og nødvendig opprydding etter seminaret.
Krav til studio/lokasjon
Det er viktig at studio fremstår rent, ordentlig, og profesjonelt. Teknikk må være pålitelig. Belysning tilfredsstillende, men behøver ikke å være avansert.
Metode
Vi ønsker innledningsvis en kort men utfyllende biografi om tilbyder, hvem tilbyder er og andre prosjekter tilbyder har jobbet med. Eksempler fra referanseprosjekter er ønskelig.
Arbeidsform
Tilbyder bes foreslå en fullstendig ramme for gjennomføring av direktesending av seminaret og preproduksjon av filminnslag. Det må komme tydelig frem hvilke midler som går til avlønning og hva som er budsjettert til bruk av lokasjon og øvrige utgifter.