Digitalisering av byggesaksarkiv, delings- og seksjoneringsarkiv og landbruksarkiv

Oppdraget innebærer følgende oppgaver:
- Oppdragets del 1
-- Hente frem arkivmappene og sakene i arkivet
-- Arkivmappene og sakene pakkes
-- Frakt av arkiv fra kunde til leverandørens lokaler
- Oppdragets del 2
-- Klargjøring for digitalisering ved å sortere sakene
-- Oppbevaring av arkiv under digitaliseringsprosessen til det kan leveres til kundens depot (ika Rogaland)
-- Digitalisering
-- Oversending av digitalt materiale
-- Registrering av nøkkelinformasjon
-- Gjenfinning, digitalisering og tilgjengeliggjøring av forespurte saker innen 24 timer
-- Tilgjengeliggjøring av digitaliserte saker i webløsning i skanningsperioden
-- Tilbakeføring av arkiv til kunde, digitalt til en Noark5 kjerne og fysisk til Kundens depot/interkommunalt arkiv
-- Gi opsjon på drift av webløsning etter skanningsperioden
Estimert omfang - Arkivet har følgende estimerte omfang:
Arkiver Anslått antall sider Hyllemeter
Byggesaksarkiv / Oppmåling- og seksjoneringsarkiv 572 000 110
målebrev 3 hyllemeter med permer 4500 stk. (ikke sider) 3Det presiseres at dette er estimater basert på målinger av arkivet i antall hyllemeter, ved foretatt arkivanalyse. Leverandøren må legge til grunn at ovennevnte omfang av arkivet er beheftet med usikkerhet (anslått +/- 10 %). Ovennevnte omfang medfører derfor ingen forpliktelse for oppdragsgiver, eller rettigheter for leverandøren. Det er ment som en indikasjon på avtalens størrelse og omfang og som utgangspunkt for å gi pris.
Sakene kan inneholde dokumenter med ukurante format, de kan variere fra små lapper til A0 format. Det største volumet er likevel av formatet A4 og A3.
Arkivet har ikke blitt systematisk ryddet etter journalføring, så alle former for feilarkivering kan forventes. Det må derfor ryddes og sorteres som en del av skanneprosessen.
Leverandøren står selv ansvarlig for å vurdere arkivets omfang.