Digitalisering av byggesaksarkivet i Lier kommune - Med delkontrakter

Lier kommune ønsker å gjøre byggesaksarkivet digitalt tilgjengelig for både interne og eksterne brukere. Hensikten er å gjøre arkivet lettere tilgjengelig slik at det brukes mindre ressurser på å gjenfinne relevant informasjon, samt å kunne yte bedre service til eksterne brukere. Det digitaliserte materialet skal ha samme informasjonsverdi som dagens papirarkiv.
Byggesaker med saksnummer til og med 2008 skal digitaliseres, mens senere saker skal sorteres ut og fraktes til kommunens fjernarkiv uten å bli digitalisert. Totalt består arkivet av ca. 138 løpemeter med arkivbokser.
Oppdraget omfatter alle arbeidsoppgaver og tjenester i forbindelse med prosjektet, inkludert (men ikke begrenset til):
- Pakking av hele byggesaksarkivet og transport til leverandørens lokaler.
- Sortering av saksmapper som skal og ikke skal digitaliseres.
- Klargjøring og digitalisering av saksmapper (til og med 2008).
- Pakking og transport av samtlige saksmapper til kommunens fjernarkiv på Notodden.
- Tilgjengeliggjøring og lagring av materialet i en web-basert arkiv- og innsynsløsning for intern bruk. Framtidig bruk og support av løsningen skal inkluderes i leveransen.
- Opplæring av nøkkelpersonell i kommunen. i tillegg skal følgende opsjoner medtas i tilbudet:
- Innsynsløsning for eksterne brukere (publikum) med innlogging via id-porten.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere omfanget av kontrakten dersom prisen overstiger bevilgede midler avsatt til dette oppdraget.
Lier kommune eier rettighetene til det digitaliserte materialet